Computer Aided Facility Management und Contracting

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Dienstleistungen im Facility Management
1.1.1 Ausgangssituation
1.1.2 Ablauf und Konzeptansätze von Outsourcing
1.2 Hürden bei der Einführung von CAFM
1.2.1 Auflistung von Hürden
1.3 Weitere Herangehensweise in dieser Arbeit

2 Einreihung in den FM-Markt
2.1 Begriffe
2.1.1 CAFM
2.1.2 Contracting
2.1.3 CAFM-Contracting
2.2 Neues Geschäftsfeld CAFM-Contracting
2.2.1 ASP – Application Service Providing

3 Allgemeine und spezielle Anforderungen bei CAFM-Contracting
3.1 Hardwarelandschaft
3.1.1 Client-Server-Architektur
3.1.2 Client-Terminalserver-Architektur
3.2 Softwarelandschaft
3.2.1 Terminalserver
3.2.2 CAFM-Software
3.3 Prozessabbildung
3.4 Datenbasis

4 SWOT-Analyse
4.1 Allgemeines zur SWOT-Analyse
4.2 Stärken und Schwächen (strengths and weaknesses)
4.2.1 Personelle Ressourcen
4.2.2 Technische Voraussetzungen zur Leistungserbringung
4.2.3 Vertrieb und Marktkommunikation
4.2.4 Beschaffung
4.2.5 Angebotspotenzial weiterer Leistungen
4.3 Chancen und Risiken (opportunities and threats)
4.3.1 Chancen und Risiken für den Kunden
4.3.2 Kundenstruktur und Kundenwünsche
4.3.3 Marktpotenzial und Marktvolumen
4.3.4 Wettbewerb und Konkurrenz
4.3.5 Technologische und technische Entwicklung

5 Investitionsrechnung für CAFM-Contracting
5.1 Allgemeines zu Investitionen und Investitionsrechnung
5.2 FM-Dienstleister
5.2.1 Vorüberlegungen zur Kapitalwertmethode
5.2.2 Kalkulation der Auszahlungen für den Contractor
5.2.3 Kalkulation der Einzahlungen für den Contractor
5.2.4 Berechnung des Kapitalwertes

6 Fazit und Ausblick

Quellenverzeichnis
Literatur
Normen und Richtlinien
Sonstige Quellen

Anhang
Herleitung der Einzahlungen in Abbildung 5-3
Herleitung der Auszahlungen in Abbildung 5-3
Berechnung des Kapitalwertes in Abschnitt 5.2.4.1

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 2-1: Informationsflüsse in einem CAFM-System

Abbildung 2-2: Lieferungen bei Contracting im Energiebereich

Abbildung 2-3: Lieferungen bei CAFM-Contracting

Abbildung 2-4: Kundenbeziehungen bei CAFM-Contracting

Abbildung 2-5: weitere angebotene Dienstleistungen der Softwarehersteller

Abbildung 2-6: Geschäftsfelder der SBI-Ruhr

Abbildung 3-1: schematische Client-Server-Architektur

Abbildung 3-2: schematische (Thin) Client-Terminalserver-Architektur

Abbildung 3-3: mögliche Schnittstellenanbindungen einer CAFM-Software

Abbildung 3-4: Anbindungsmöglichkeiten an DBMS

Abbildung 3-5: Anbindungsmöglichkeiten an Betriebssysteme

Abbildung 3-6: Anbindungsmöglichkeiten an Netzwerksysteme

Abbildung 3-7: Anbindungsmöglichkeiten an grafische Daten

Abbildung 3-8: Eigenschaften des Berichtwesens

Abbildung 3-9: Anwendungsschwerpunkte technisches Gebäudemanagement

Abbildung 3-10: Anwendungsschwerpunkte infrastruktur. Gebäudemanagement

Abbildung 3-11: Anwendungsschwerpunkte kaufmänn. Gebäudemanagement

Abbildung 3-12: interdisziplinäres Datenmodell

Abbildung 3-13: Struktur der Daten für Facility Management nach GEFMA 400

Abbildung 3-14: Preisbeispiel Datenaufnahme

Abbildung 4-1: Strategieableitungen der SWOT-Analyse

Abbildung 4-2: Übersicht der Stärken und Schwächen

Abbildung 4-3: Übersicht der Chancen und Risiken

Abbildung 4-4: FM-Immobilien nach Fläche und Leistungsintensität

Abbildung 5-1: Verfahren der Investitionsrechnung

Abbildung 5-2: Absatzannahme

Abbildung 5-3: Ein- und Auszahlungen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

„Wir werden Ihnen kostenlos eine Dampfmaschine überlassen. Wir werden diese installieren und für fünf Jahre den Kundendienst übernehmen. Wir garantieren Ihnen, dass die Kohle für die Maschine weniger kostet, als Sie gegenwärtig an Futter (Energie) für die Pferde aufwenden müssen. Und alles was wir von Ihnen verlangen, ist, dass Sie uns ein Drittel des Geldes geben, das Sie sparen.“

James Watt (1736 - 1819)

1 Einleitung

1.1 Dienstleistungen im Facility Management

1.1.1 Ausgangssituation

Die allgemeine wirtschaftliche Gesamtsituation mit den konjunkturellen Aufschwüngen und wiederkehrenden Flauten führt zu einem stetigen Wandel in der strategischen Ausrichtung vieler Unternehmen.

Mit den gedanklichen Säulen Ganzheitlichkeit und Transparenz unter Berücksichtigung des Lebenszyklus von Facilities^[1] steht Facility Management mitten in dieser Entwicklung.

Was hinter dieser großen „Managementphilosphie FM“ steht, wird in vielfältigen Definitionen versucht zu beschreiben. In jeder Begriffsbestimmung ist der Gedanke von „organisiertem Arbeiten“ Grundvoraussetzung.

„Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft gehört.“^[2]

Gegenwärtig und zukünftig steigt das Bedürfnis, genauestens über alle Vorgänge im Unternehmen, die kostenrelevant sind (und das ist prinzipiell erst einmal jeder Vorgang), Bescheid zu wissen. Kostenflexibilität und damit auch Kostentransparenz sind der Schlüssel ­ und damit auch Hauptintentionen von FM ­ Optimierungspotenziale aufzudecken, um so im harten Wettbewerb langfristig bestehen zu können.

Ein Dienstleistungsunternehmen im FM-Markt kann seine Leistungen in Paketen anbieten. Computerunterstützung im FM (CAFM) bedarf dabei einer ganz besonderen Betrachtung.

„Auf Grund der Komplexität der Prozesse und Basisinformationen ist Facility Management ohne Computerunterstützung nicht realisierbar“^[3].

Einerseits ist es Mittel zum Zweck und Notwendigkeit um FM-Leistungen wie Instandhaltung, Reinigung, Flächen- und Energiemanagement etc. durchführen zu können, andererseits ist es auch „nur“ ein Teilpaket der möglichen Dienstleistungen im FM-Gesamtpaket. CAFM ist die Dokumentation von Wissen und Prozessen.

Es werden Objektinformationen (z.B. Teile, Räume, Material) und Betriebsinformationen (z.B. Verbräuche, Meldungen, Kosten) verwaltet. Ein CAFM-System unterstützt die Abwicklung der Geschäfte und gewährleistet die Nachweisbarkeit von Abläufen. Bedingt durch die Komplexität und die großen Mengen an Informationen ist diese Verwaltung nicht mehr auf dem Papierweg lösbar, sondern erfordert die Unterstützung der EDV. Die Anwendung des Arbeitsmittels CAFM erfordert spezielle Kenntnisse in der Bereitstellung und Bedienung, die den betroffenen Mitarbeitern nahe gebracht werden müssen.

Mit dieser Arbeit soll CAFM-Contracting als strategisches Geschäftsfeld im Portfolio eines FM-Komplettdienstleisters vorgestellt und bewertet werden. Aus der Perspektive des Dienstleisters/Contractors wird der Einstieg in die Entscheidungsfindung für oder gegen dieses neue Geschäftsfeld vollzogen. Dazu werden sowohl die typischen Eigenschaften eines FM-Dienstleisters als auch die Situation am Markt und damit die Sicht der potenziellen Kunden untersucht.

1.1.2 Ablauf und Konzeptansätze von Outsourcing

Mit Outsourcing im Facility Management ist die Fremdvergabe von Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören, gemeint. Dabei sind Einzelvergaben (z.B. Reinigung, Wachdienst etc.) oder Komplettvergaben (an sog. Komplettserviceanbieter^[4] oder Generaldienstleister) möglich.

Der zeitliche Rahmen lässt sich in die vier Hauptphasen Entwicklung, Planung, Realisierung und Kontrolle einteilen. Zu den Hauptaktivitäten zählen u.a. Ist-Zustand dokumentieren, Einsparungspotenziale aufzeigen, Ziele definieren, Maßnahmenkatalog entwickeln, Terminplanung, Erfolgskontrolle und Projektdokumentation.

Um als sog. Generaldienstleister oder Komplettserviceanbieter am Markt die individuellen Wünsche der Kunden möglichst bedarfsorientiert abzudecken, können Leistungen in Pakete gebündelt werden. Im weiteren Verlauf können diese dann ­ je nach Anforderung bzw. Ausschreibung – angepasst und kombiniert werden.

Eine Beratung entspricht einer Begleitung bei der Entwicklung, Planung, Realisierung und Kontrolle von FM-Konzepten. Die Beratungsleistung besteht damit meist darin, die Leistungserbringung Anderer zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Neben der reinen Beratung kann ein Generaldienstleister selbst die Umsetzung verschiedener Maßnahmen durchführen. Dieser Punkt bezieht sich gegenwärtig hauptsächlich auf die Nutzungsphase von Gebäuden. Teilpakete in dieser Phase sind z.B. Instandhaltung, Reinigung, Mietflächenverwaltung, Energiemanagement oder ferner Dokumentation und CAFM. Im Zuge der wachsenden Berücksichtigung des Lifecycle-Gedankens werden auch Leistungen während der Phasen Objektvorbereitung und -planung und Erstellung^[5] zukünftig an Gewicht gewinnen.

In der Kombination von Beratung und Ausführung ist der Dienstleister alleinverantwortlich und kann so die Abstimmung über kurze Wege nutzen, um besonders effizient zu arbeiten. Dieses birgt für den Kunden allerdings auch ein gewisses Risiko, da nur er selbst die Leistungen kontrollieren kann und ansonsten dem FM-Dienstleister voll vertrauen muss. Eine externe Beratung und Beurteilung findet nicht statt. Ein anderer Vorteil an diesem integrierten Leistungspaket ist die Vereinfachung der Kommunikationswege zwischen Kunde und Nachunternehmer, da es nur einen Ansprechpartner gibt.

Wie das Modell CAFM-Contracting in die Leistungspakete eingebunden werden kann, wird im Laufe dieser Arbeit näher erläutert.

1.2 Hürden bei der Einführung von CAFM

Die Tatsache, mit FM effizienter wirtschaften zu können, ist mindestens in Fachkreisen anerkannt. So werden regelmäßig bei den Betriebskosten Einsparpotenziale von über 15% genannt. Die REAL I.S. AG bezieht sich auf einen Fachartikel, in dem 50% als maximale Grenze des Einsparpotenziales ermittelt wurden^[6]. Offensichtlich ist auch, dass ganzheitliches FM aufgrund der Komplexität und Menge an Informationen nicht ohne EDV-Unterstützung möglich ist. Die elektronische Verarbeitung beschleunigt die Abläufe um ein Vielfaches. Trotzdem haben viele Unternehmen ein ganzheitliches oder partielles CAFM-System als strategisches und operatives Instrument weder realisiert noch in Angriff genommen.

Bei der Einführung stellen sich Barrieren in den Weg, die überwunden werden müssen. Es muss investiert werden und damit sind nicht nur Ausgaben für Geräte und Infrastruktur gemeint. Die Qualifikation der Mitarbeiter und das Fördern der Akzeptanz für Neues in der Belegschaft erfordern ebenfalls großen Aufwand, der sich letzten Endes finanziell auswirkt. In Anbetracht der konjunkturellen Gesamtlage bestehen gegenwärtig keine optimalen Rahmenbedingungen für große Investitionen oder Risikobereitschaft. Dazu kommt, dass vor allem bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) die notwendigen Kenntnisse oft nicht besonders stark ausgeprägt sind.

Es sind schlicht und einfach weder Zeit noch Geld vorhanden, um sich intensiv mit der Einführung eines CAFM-Systems zu beschäftigen. Damit gemeint sind die monetären Investition und die Bereitstellung von Arbeitszeit qualifizierter Mitarbeiter. Das Tagesgeschäft hat allzu häufig Priorität.

Hindernisse ganz anderer Art entstehen durch Interessen Einzelner. Die EDV führt zur schnelleren Abwicklung, welche damit die Freisetzung von Arbeitskräften haben kann. Die resultierende Umschichtung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind nicht zwingend von jedem Mitarbeiter gewünscht, so dass diese bei der Implementierung eines neuen Systems nicht unbedingt engagiert mitarbeiten – keiner sägt den Ast ab, auf dem er gerade selber sitzt. Das Verzögern oder Blockieren eines CAFM-Systems kann auch das Interesse von Personen sein, deren Arbeitsweisen damit offen gelegt werden. So werden mit CAFM möglicherweise Versäumnisse der Vergangenheit aufgedeckt. Unternehmenspolitische Interessen setzen sich damit vor die Argumente der Nutzenvorteile.

1.2.1 Auflistung von Hürden

Wenn sich ein Unternehmen für die Einführung eines CAFM-Systems entschließt, müssen u.a. folgende Dinge bedacht werden.

- Bindung von Kapital/Investitionsaufwand
- für Software und Hardware unter Berücksichtigung der zeitlich schnellen Entwicklung von neuen Produkten
- für Datenerfassung
- für Schulung von Mitarbeitern durch Softwareanbieter oder andere externe Einrichtungen
- Bindung von Personal für den Betrieb
- für Administration und Support
- für Datenpflege
- für interne Personalschulung und Heranführung an das neue System
- bestehende IT-Umgebung
- Integration des Neuen in vorhandene Strukturen
- Datenbasis
- Datenqualität der vorhandenen Daten
- Notwendiger Strukturierungsaufwand in der Vorlaufphase
- Aufwand einer Datenaufnahme und/oder für die Übernahme vorhandener Daten
- Know-how im Unternehmen
- Allgemein im Bereich IT
- Erfahrung in den Bereichen FM und speziell CAFM
- Akzeptanz in der Belegschaft
- für die Einführung von neuen Systemen bzw. Prozessen
- für die entstehende Verlagerung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

1.3 Weitere Herangehensweise in dieser Arbeit

Die oben aufgeführten Punkte sind Probleme, die beim Kunden auftauchen und bei denen daher der Dienstleister ansetzen muss. Es ist sein Geschäft, dem Kunden eine optimale Lösung seiner Probleme anzubieten. Das Modell des CAFM-Contracting bietet die Möglichkeit, diese Punkte nicht mehr als Ausschlusskriterien, sondern als lösbare Aufgaben zu betrachten. Damit ebnet CAFM-Contracting für FM-Dienstleister den Weg zu Märkten, die bisher aufgrund dieser Hindernisse verschlossen waren.

In dieser Arbeit werden technische und kaufmännische Aspekte berücksichtigt. Die technischen Beschreibungen zeigen den grundsätzlichen Aufbau der EDV im CAFM-Contracting. Diese technischen Grundlagen erleichtern die unternehmerische Betrachtung in der SWOT-Analyse und im weiteren Verlauf die kaufmännische Perspektive, dabei speziell die Investitionsrechnung.

Um zu verstehen wie CAFM-Contracting operativ funktioniert und eine Bewertung dieses Geschäftmodells vornehmen zu können, wird in Kapitel 3 „Allgemeine und spezielle Anforderungen bei CAFM-Contracting“ erläutert, wie und mit welchen technischen Mitteln die o.g. Hürden angegangen werden können.

Erst danach können die grundsätzlichen und aus den technischen Bedingungen resultierenden wirtschaftlichen Aspekte zusammenhängend aus Anbietersicht und aus der Kundenperspektive in Kapitel 4 „SWOT-Analyse“ näher betrachtet werden. Mit der SWOT-Analyse (auch Potenzialanalyse genannt) werden die Stärken und Schwächen des FM-Dienstleisters mit denen der im Feld des CAFM-Contractings potenziellen Wettbewerber verglichen und die noch ungenutzten Potenziale zum Erzielen von Wettbewerbsvorteilen aufgezeigt und bewertet.

In Kapitel 5 „Investitionsrechnung für CAFM-Contracting“ wird die betriebswirtschaftliche Sicht von Generaldienstleistern im Bereich Facility Management näher erörtert. Es findet hier abschließend die finanzielle Betrachtung des Einstiegs in und der Portfolioerweiterung um dieses neue Geschäftsfeld statt. Mit der Analyse verschiedener Szenarien werden Kostentreiber und weniger entscheidende Einflussfaktoren herausgestellt.

2 Einreihung in den FM-Markt

2.1 Begriffe

2.1.1 CAFM

Als CAFM-Software im Sinne der GEFMA 400 „gelten Software-Werkzeuge, welche die spezifischen Prozesse des Facility Managements und die daran direkt oder indirekt (z.B. als Informationsnachfrager) beteiligten Personen unterstützen.“^[7] In der Richtlinie wird folgender Mindestumfang an Funktionalitäten genannt.

- Bestandsdokumentation
- Flächenmanagement
- Reinigungsmanagement
- Umzugsmanagement
- Medienverbräuche
- Instandhaltungsmanagement
- Schließanlagenverwaltung
- Vertragsmanagement
- Vermietung
- Betriebskostenmanagement
- Controlling

Bezüglich der angestrebten Ganzheitlichkeit im Facility Management ist zu berücksichtigen, dass bei der Realisierung von Outsourcing häufig nur einzelne Bereiche durch den Auftraggeber extern vergeben werden. Dabei werden häufig verschiedene einzelne Leistungen gebündelt und als technisches, infrastrukturelles oder kaufmännisches Paket angeboten. Die Lebenszyklusbetrachtung ist bei den meisten heute bestehenden Projekten nicht wie in der Theorie gedacht von der Konzeption bis zum Abriss ausgedehnt, sondern auf die Phase der Bewirtschaftung beschränkt.

Bedeutend ist die Unterscheidung zwischen CAFM-Software und CAFM-System. Unter Berücksichtigung der bereits o.g. speziellen Stellung des Teilpakets CAFM im Facility Management wird deutlich, welche Verantwortung bei den Softwareherstellern liegt. Eine Software ist ein Werkzeug für eine vordefinierte Abbildung von Prozessen. Es ist ein Trugschluss davon auszugehen, mit der Einführung der Software seien die individuellen Prozesse in einem System abgebildet und die erhofften Vorteile würden sich damit zukünftig einstellen. Welche erhofften Vorteile das im Einzelnen sein können, wird in Abschnitt 4.3.1.1 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-1: Informationsflüsse in einem CAFM-System

Ein CAFM-System (System = Software + Prozesse) entsteht erst dann, wenn verschiedene Softwarewerkzeuge (Software = Programm + Daten) durch individuelle Anpassungen an den betrieblichen Ablauf und durch das Zusammenspiel miteinander die Abbildung komplexer Zusammenhänge möglich machen. Die Einbindung in die bisherige Systemlandschaft ist dabei die große Herausforderung.

Dazu gehört in vielen Fällen auch, dass die Organisation und die Workflows^[8] in und zwischen den verschiedenen Abteilungen zunächst losgelöst von der EDV definiert werden müssen. Es ist offensichtlich, dass in der Realität unklare Prozessabläufe nicht in einem System abgebildet werden können.

Voraussetzung ist somit die klare Definition von Betriebsabläufen. Nach Straffung der Ablauforganisation können Prozesse im CAFM-System abgebildet werden. Die Struktur der Datengrundlage muss auf die Prozessabläufe abgestimmt werden.

Daraus entspringt die enorme Bedeutung der Qualität und der Quantität der Stammdaten^[9]. Nur auf dieser Basis ist die komplexe Abbildung der Prozesse in Form der Bewegungsdaten^[10] möglich. Die Verarbeitung einer technischen Störung von der Meldung über die Beseitigung bis zur Rechnungsstellung ist z.B. nur dann optimal durchführbar, wenn das technische Gerät identifizierbar ist und die Attribute wie Leistung, Hersteller, Typ oder Ende der Gewährleistung bekannt sind.

2.1.2 Contracting

2.1.2.1 Die Entwicklung von Contracting

Wörtlich übersetzt heißt Contracting nicht mehr als einen Vertrag schließen. Im übertragenen Sinn ist Contracting ein Vertragswerk, das einen bestimmten Nutzen zum Gegenstand hat^[11]. Dabei geht es nur um den echten Nutzen und nicht darum auf welchem Weg dieser erzeugt wird.

Contracting ist Outsourcing, denn es werden Leistungen, die bisher im eigenen Unternehmen (Kunde) erbracht wurden, an ein anderes Unternehmen (Contractor) ausgelagert.

Das Prinzip des Contracting ist nicht neu. Bereits zur Zeit der Industrialisierung wusste James Watt (1736-1819) die Vorteile zu vermarkten.

„Wir werden Ihnen kostenlos eine Dampfmaschine überlassen. Wir werden diese installieren und für fünf Jahre den Kundendienst übernehmen. Wir garantieren Ihnen, dass die Kohle für die Maschine weniger kostet, als Sie gegenwärtig an Futter (Energie) für die Pferde aufwenden müssen. Und alles was wir von Ihnen verlangen, ist, dass Sie uns ein Drittel des Geldes geben, das Sie sparen.“^[12]

Eine Vergütung auf diese Weise ist allerdings heutzutage schwierig, da keine Planungssicherheit besteht und zudem Verfälschungen der Zahlen nicht auszuschließen ist. Diesem Umstand wird häufig mit Vorabvergütungen in Raten und langen Vertragslaufzeiten begegnet.

In Deutschland wurden ab ungefähr 1980 die ersten Contracting-Modelle am Markt angeboten. Diese basierten auf einem Performance-Contracting wie es sich in den USA entwickelt hat. Das oberste Ziel dabei ist die Einsparung von Energie und Energiekosten.

Bis heute liegt einer der Hauptanwendungsbereiche des Contracting in der Bereitstellung von Nutzenergie. Damit ist die Energie gemeint, die am Ende der Transport- und Umwandlungskette genutzt wird. Hauptsächlich sind das Wärme, Kälte, Strom, Dampf, Druckluft oder auch die Bewegungen von produzierenden Maschinen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-2: Lieferungen bei Contracting im Energiebereich

Der Contractor kann aufgrund seiner Spezialisierung mit weniger Aufwand einen höheren Nutzen erzeugen als ein Unternehmen, das bisher kein Kontakt zu FM bzw. CAFM hatte und dieses System mit internen Mitteln realisiert. Der Kunde wiederum kann sich auf sein Spezialgebiet, d.h. sein Kerngeschäft, konzentrieren, da die Bemühungen für ein nutzbares FM-System vergleichsweise gering sind. Damit entsteht eine Win-Win-Situation ­ ohne wirtschaftlichen Erfolg für beide würde keiner der Partner in diesen Vertrag einsteigen.

2.1.2.2 Contracting in der Informationstechnologie

Auch auf das Outsourcing von IT-Leistungen lassen sich die Vorteile des Contracting-Modells übertragen. Die Abhängigkeit der Unternehmen von der Verfügbarkeit und Effizienz der EDV wird immer größer. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, der rasanten Entwicklung der Informationstechnologie Rechnung zu tragen. Es müssen Mitarbeiter vorgehalten werden, die zu echten IT-Spezialisten gehören. Und ihr Wissen muss auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Ebenfalls ist die Nutzungsdauer von Hardware und Software relativ kurz. Es sind neue PCs und neue Programme notwendig, um den Anschluss an die Konkurrenz nicht zu verlieren.

2.1.3 CAFM-Contracting

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-3: Lieferungen bei CAFM-Contracting

Neu am Modell CAFM-Contracting ist die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes CAFM für eine monatliche Gebühr. Für den Kunden entstehen keine weiteren Investitionskosten, sondern lediglich monatliche Betriebskosten, die in Verbindung mit einem Leasingmodell darüber hinaus vollständig steuerlich absetzbar sind. Das Know-how und die nötige technische Infrastruktur sind beim Contractor vorhanden bzw. mit einfachen Mitteln bereitzustellen. Mit CAFM-Contracting kann der FM-Anbieter diese Ressourcen nicht mehr nur zur internen Abwicklung nutzen, sondern am Markt damit direkt sowie durch Folgeaufträge Gewinn generieren. In der Zielgruppe für CAFM-Contracting sind bereits vorhandene Kunden des FM-Dienstleisters und alle generell an Outsourcing im FM-Bereich interessierten Unternehmen enthalten. Mit CAFM-Contracting erweitert sich das Spektrum der potenziellen Kunden des FM-Dienstleisters um alle Unternehmen, die die eigentliche Leistungsausführung nicht aus den Händen geben möchten, sondern lediglich die Dokumentation dieser Maßnahmen.

Der Kunde erhält beim CAFM-Contracting die reine Funktionalität und das Recht zur Nutzung eines CAFM-Arbeitsplatzes. Er braucht sich nicht darum kümmern, welche Software für ihn am besten geeignet ist und auch nicht um die Anschaffung und die Betreuung der notwendigen Geräte. Es muss lediglich ein internetfähiger Arbeitsplatzrechner zur Verfügung gestellt werden.

Heutzutage kann man mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass die Bereitstellung eines Rechners kein Problem darstellt. Zusammen mit einer DSL-Interanbindung gehören die Betriebskosten, die dieser Arbeitsplatz verursacht, zu den Gemeinkosten.

Die Geräte, die die eigentliche Leistung erzeugen, werden vom Contractor gestellt und betreut. Auch die CAFM-Software wird vom Contractor administriert. Über das Internet kann der Kunde auf das bereitgestellte System zugreifen. Er hat dann die Möglichkeit und die Verantwortung die Daten im System zu pflegen. Von ihm können jederzeit einzelne Vorgänge verfolgt werden. Die Ausführung und Weiterleitung verschiedener Berichte ist ebenfalls von jedem AP möglich.

Das CAFM-Contracting zeigt damit eine sehr starke Bindung an die FM-Philosophie. Die Konzentration auf das Kerngeschäft steigt zusätzlich, da die komplette Systemadministration ausgelagert ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-4: Kundenbeziehungen bei CAFM-Contracting

Die Prozesse mit den Beteiligten Kunde und Contractor sind auf jeden Fall vorab zu standardisieren. Nur so kann eine durchgängig zusammenhängende Systemanpassung vorgenommen und sukzessive weiter optimiert werden. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Festlegung der einzuhaltenden Kommunikationswege. Der CAFM-Beauftragte beim Kunden fungiert intern als Sammler von einzelnen Anpassungsvorschlägen und weiteren Informationen. Er filtert und strukturiert diese Angaben und gibt sie dann an einen festegelegten Ansprechpartner auf Seite des FM-Dienstleisters weiter. Nach einer Analyse durch den Contractor folgen Gespräche mit dem Ziel der Optimierung und letztendlich der Durchführung einzelner Maßnahmen.

2.1.3.1 Vertragswesen bei CAFM-Contracting

Ein Kernpunkt bei der Betrachtung der Beziehungen zum Kunden ist die Eigentumsfrage der Daten und damit das gegenseitige Vertrauensverhältnis. Bei den hinterlegten Informationen handelt es sich um die Dokumentation von betriebsinternem Wissen des Kunden in einem System, dessen Eigentümer der Contractor ist. Es stellt sich die Frage, ob der Kunde das Eigentumsrecht an den Daten besitzt oder der Contractor Eigentümer ist und dem Kunden lediglich das Nutzungsrecht einräumt. Sollte die Geschäftsbeziehung beendet werden, könnte der FM-Dienstleister im zweiten Fall die Kundendaten teuer verkaufen. Das Thema des Datenschutzes und der Rechte an den Daten ist mit großer Sorgfalt in die Vertragsverhandlungen einzubeziehen.

Da CAFM-Contracting ein neues Geschäftsfeld ist, sind Musterverträge nicht vorhanden. Anhaltspunkte für Verträge im CAFM-Contracting können jedoch aus möglichen Strukturbeispielen für Contracting-Verträge entnommen werden^[13]. Speziell für den IT-Bereich des Dienstleistungsvertrags sei hier auf die Musterverträge im Rahmen der ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) im Bundesministerium des Innern verwiesen.^[14] Die Dokumente der EVB-IT stehen unentgeltlich zur Verfügung.^[15]

Generell ist bei allen Contracting-Verträgen „für die juristisch einwandfreie Vertragsregelung … die frühzeitige Einbindung des fachkundigen Juristen (erfahrener Vertragsjurist!) in die Verhandlungen und Besprechungen der angestrebten Konzepte“^[16] entscheidend.

Neben der Beziehung zum Kunden sind für den Contractor die Vertragsverhältnisse zu seinen Nachunternehmern von großer Bedeutung. Entscheidend ist hier die Regelung bezüglich der Haftung im Schadensfall. Diese können durch Ausfallzeiten der Hardware (IT-Dienstleister), Fehler im Programm (Softwarehersteller) oder fehlerhafte Daten (Nachunternehmer Datenaufnahme) verursacht werden. Alle Fälle führen im Endeffekt zu einer möglichen Nichteinhaltung der Vertragspflichten des Contractors gegenüber seinem Kunden, die wiederum verschiedene Vertragsstrafen mit sich bringen kann. Die Abstimmung des Vertrags mit dem Kunden zu den Verträgen mit den Nachunternehmern ist Aufgabe des Contractors.

2.2 Neues Geschäftsfeld CAFM-Contracting

Es stellt sich die Frage, inwiefern und von welchen Anbietern eine Dienstleistung in dieser oder auch ähnlicher Art bereits am Markt platziert ist. Für ein Vordringen in dieses Feld sind verschiedene Unternehmenskategorien vorstellbar. Dazu gehören die Generaldienstleister und Softwarehersteller.

Die FM-Dienstleister benutzen CAFM zur internen Begleitung der Abläufe. CAFM-Contracting – so wie in dieser Arbeit vorgestellt – wird zurzeit nicht am Markt angeboten. Die Entwicklung der Softwarehersteller zeigt, dass sie die Chance entdecken und dem Kunden alles rund um ihre CAFM-Software aus einer Hand anbieten möchten. Einige wenige bieten laut eigenen Angaben inzwischen auch FM-Dienstleistungen an.^[17]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-5: weitere angebotene Dienstleistungen der Softwarehersteller^[18]

2.2.1 ASP – Application Service Providing

Neben Generaldienstleistern und Softwareherstellern verfügen auch ASP-Anbieter über die Grundlage, um CAFM-Contracting anzubieten. Beim Application Service Providing wird durch einen Dienstleister eine Anwendung betrieben und dem Kunden über öffentliche Netze (z.B. das Internet) angeboten. Der Dienstleister ist ein Application Service Provider und kümmert sich um die Administration. Dazu gehören u.a. das Backup, das Einspielen von Patches etc. Eine verwandte Form der Dienstleistung ist das Application-Hosting. Im Gegensatz zu ASP sind darin aber keine weiteren Dienste um die Anwendung herum enthalten. Ein Merkmal von ASP demnach die die Benutzerbetreuung.

ASP tritt in den Wettbewerb mit CAFM-Contracting und ist gleichzeitig Bestandteil von CAFM-Contracting. ASP repräsentiert den Bereich der Administration im CAFM-Contracting. Die Abgrenzung entsteht durch Support und die weitere Fachberatung. Ein ASP-Anbieter handelt auf Anfrage, der CAFM-Contractor hat die Erfahrung und das Wissen, die Wünsche des Kunden aktiv mit Alternativen zu vergleichen und so die optimale Lösung zu ermitteln. Der Contractor deckt Kosteneinsparpotenziale auf und berät bei der Auswahl der nötigen Maßnahmen. Kein ASP-Anbieter im eigentlichen Sinne hat beim Gestalten und Abbilden von FM-Prozessen das Know-how eines FM-Dienstleisters. Ein anderes Abgrenzungsmerkmal ist die Realisierung von Schnittstellen in die bereits vorhandene Systemlandschaft. I.d.R. werden beim ASP neue Systeme aufgesetzt, die bis auf wenige Ausnahmen autark sind. Auch bei weiteren Zusatzleistungen, wie z.B. einer Datenaufnahme, besitzt ein CAFM-Contractor mehr Know-how als ein ASP-Anbieter, der ERP-Systeme zur Verfügung stellt. In Abschnitt 4.3.4 wird näher auf die Unterschiede zwischen CAFM-Contractor und ASP-Anbieter eingegangen.

In der Suchmaschine asperado (http://www.asperado.de/), die von den Machern selbst als „Marktplatz für netzbasierte Dienste“ beschrieben wird, liegt der absolute Schwerpunkt der anbietenden Unternehmen bei SAP^[19] als ERP^[20] -System. ASP-Anbieter im Bereich FM sucht man dort vergeblich. Allerdings sollte man dabei berücksichtigen, dass SAP offiziell als Förderer der Suchmaschine auftritt.

Die SBI Ruhr (Service for Business IT Ruhr GmbH) arbeitet in Partnerschaft mit dem Anbieter für CAFM-Software „speedikon Facility Management“. Dieses Unternehmen kommt dem Profil eines CAFM-Contractors am nächsten. CAFM ist aber auch hier nicht Bestandteil des offerierten Angebots, eindeutiger Schwerpunkt liegt wieder bei SAP. Facility Management wird in dem Internetauftritt nur am Rand erwähnt, aber nicht näher darauf eingegangen.^[21]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-6: Geschäftsfelder der SBI-Ruhr^[22]

Die Marktentwicklung für ASP wird allgemein sehr positiv prognostiziert. Nach Mummert & Partner^[23] nehmen in den USA bereits 80% der Unternehmen ASP in Anspruch. Frost and Sullivan^[24] erwartet für den europäischen ASP-Markt 2005 einen Gesamtumsatz von über 13 Milliarden US-Dollar. Das würde einer 50-fachen Steigerung gegenüber 1999 entsprechen.^[25]

Abschließend ist aus dieser kurzen Untersuchung festzuhalten, dass es sich für FM-Dienstleister lohnt, CAFM-Contracting im Ganzen betrachtet als ein zukunftsträchtiges Geschäftsfeld näher zu untersuchen, wenn auch einige Merkmale, zu denen auch ASP gehört, keine Innovationen sind. Die wirtschaftliche Rentabilität wird im Kapitel 5 „Investitionsrechnung für CAFM-Contracting“ näher untersucht.

3 Allgemeine und spezielle Anforderungen bei CAFM-Contracting

3.1 Hardwarelandschaft

Unabhängig von CAFM-Contracting gibt es verschiedene Hardware-Architekturen, die einem CAFM-System zugrunde liegen können. Bei KMU kann durchaus noch ein einzelner lokaler CAFM-AP ausreichend sein, um die relativ geringen Anforderungen an das CAFM-System erfüllen. Diese Begrenzung auf einen AP ist nur dann möglich, wenn die Anwendung und speziell die verwaltende Datenmenge auf ein Minimum begrenzt ist.

Für die Mehrbenutzerfähigkeit sollen im Folgenden die Client-Server-Architektur und die Client-Terminalserver-Architektur vorgestellt werden. Am Ende wird sich zeigen welche Eigenschaften die entscheidenden Vorteile der Client-Terminalserver-Architektur sind und, dass CAFM-Contracting nur mit dieser Technologie sinnvoll ist.

3.1.1 Client-Server-Architektur

Bei den meisten derzeit verwendeten CAFM-Systemen handelt es sich um klassische Client-Server-Architekturen. Die Anbindung über das Internet zu einem Informationsportal gehört zwar häufig zum Standard, bietet aber nicht den Funktionsumfang eines vollwertigen CAFM-AP.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3-1: schematische Client-Server-Architektur

Die Clients sind meist Standardrechner, während die Server mehr Leistung benötigen. Die Daten werden zentral gehalten. Der Datenbankserver ist mit einem Datenbanksystem ausgerüstet. Dieses setzt sich zusammen aus dem Datenbankmanagementsystem (DBMS) und der Datenbank und dient dazu, den Anwendungsprogrammen die jeweils gewünschten Daten zu liefern. Das DBMS ist wiederum eine Sammlung von Programmen, die die anwendungsunabhängige, dauerhafte Speicherung von Daten in einer Datenbank ermöglicht und die damit verbundene Verwaltung übernimmt. Weitere Aufgabe eines DBMS ist die Bereitstellung von verschiedenen Views (Abfragen) auf die Daten, die Konsistenzprüfung der Daten (Integritätssicherung), die Autorisationsprüfung, die Behandlung gleichzeitiger Zugriffe verschiedener Benutzer (Synchronisation) und das Bereitstellen einer Datensicherungsmöglichkeit für den Fall von Systemausfällen. Jeder Client im internen Netzwerk kann über eine Anwendung auf diese Informationen zugreifen.

Ist eine Anbindung an weitere Standorte vorgesehen, die nicht im firmeninternen Netzwerk sind, gibt es Möglichkeiten sich auch von extern am CAFM-System anzumelden. Die Clients sind grundsätzlich gleich aufgebaut wie die im Intranet. Über eine VPN-Verbindung^[26] (virtual private network) kann man sich im Netzwerk anmelden. Die Datenleitung muss jedoch ausreichend dimensioniert und die Verbindung stabil sein. Die transportierten Datenmengen sind relativ groß.

[...]

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^[1] Damit sind Grundstücke, Gebäude, Infrastrukturen, Einrichtungen, Anlagen und Maschinen gemeint.

^[2] GEFMA 100, Seite 6

^[3] GEFMA 400, Seite 7

^[4] vgl. GEFMA 100, Seite 6

^[5] vgl. GEFMA 100, Seite 1 f.

^[6] vgl. www.realisag.de/web4archiv/objects/ downloads/1/artikel-derfacilitymanager.pdf, Download am 27.06.2005

^[7] GEFMA 400, Seite 1

^[8] Ein Workflow beschreibt im Vergleich zum Prozess die operative Ebene einzelner Aktivitäten ausführlicher und idealerweise so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist.

^[9] Datenbestände, die die funktionellen, technischen und räumlichen Eigenschaften eines Objektes beschreiben und in der Regel nur selten geändert werden müssen.

^[10] Datenbestände, die Vorgänge, Zustände und Zustandsänderungen zu einem Objekt beschreiben. Diese werden ständig aktualisiert.

^[11] vgl. ÖBU, Schweizerische Vereinigung für ökologisch bewusste Unternehmensführung, Seite 8

^[12] Wilhelm von Braunmühl, Seite 7

^[13] siehe Wilhelm von Braunmühl, Seite 759 ff.

^[14] siehe auch Seite 57

^[15] http://www.kbst.bund.de/Vertraege_-EVB-IT-und-BVB/EVB-IT-Aktuell-,93/EVB-IT-Vertragstypen.htm, Download am 15.06.2005

^[16] Wilhelm von Braunmühl, Seite 621

^[17] vgl. CAFM Marktübersicht 2005, Der Facility Manager

^[18] Werte aus CAFM Marktübersicht 2005, Der Facility Manager

^[19] Die SAP AG ist der größte europäische Softwarehersteller mit Hauptsitz in Walldorf (Baden).

^[20] Enterprise-Resource-Planning bezeichnet die Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (wie z.B. Kapital, Betriebsmittel, Personal, ...) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzuplanen.

^[21] http://www.sbi-ruhr.de/, Download am 17.05.2005

^[22] aus Unternehmensbroschüre (pdf-Dokument auf www.sbi-ruhr.de ), Download am 17.05.2005

^[23] Dr. Rochus Mummert & Partner ist eine deutsche Gesellschaft für Unternehmensberatung mbH.

^[24] Frost & Sullivan ist eine Unternehmensberatung aus den USA.

^[25] vgl. 4managers, Application Service Providing,
http://www.4managers.de/10-Inhalte/asp/applicationserviceprovider.asp?hm=1&um=A, Download am 17.05.2005

^[26] Ein Computernetz zum Transport privater Daten über ein öffentliches Netz (z.B. Internet). Teilnehmer eines VPN können Daten via Internet in diesem Datentunnel wie in einem internen Netzwerk (LAN) austauschen.