Umgang mit E-Mail in Unternehmen und Freiberufler-Praxen


Seminararbeit, 2007

36 Seiten, Note: 2,0


Leseprobe


Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Vorbemerkung

2 Email - Die Vorteile liegen auf der Hand

3 Datenschutz am elektronischen Arbeitsplatz – Eine arbeitsrechtliche Betrachtung
3.1 Technischer Hintergrund und Interessenlage
3.2 Rechtliche Aspekte
3.2.1 Dienstliche Nutzung
3.2.1.1 Anwendung des BDSG
3.2.1.2 Kontrollmöglichkeiten bei dienstlicher Nutzung
3.2.2 Private Nutzung
3.2.2.1 Anwendung des TKG
3.2.2.2 Anwendung des TDG und TDDSG
3.2.2.3 Anwendung des BDSG
3.2.2.4 Kontrollmöglichkeiten bei privater Nutzung
3.2.3 Arbeitnehmer mit Sonderstatus
3.3 Schlussfolgerungen für die Praxis

4 Email in der Praxis - Gefahren und Maßnahmen
4.1 IT-Sicherheit und Verantwortlichkeiten bei der Email-Nutzung
4.2 Anforderungen an die Technik
4.2.1 Verschlüsselung
4.2.2 Digitale Signatur
4.3 Anforderungen an die Organisation
4.4 Schädigungen durch vorsätzliche Handlungen
4.4.1 Ursprung vorsätzlicher Handlungen
4.4.2 Spam – Die Fessel einer vernetzten Welt
4.4.2.1 Was ist Spam? / Begriffserläuterung
4.4.2.2 Gefahr durch Vielfalt der Erscheinungsformen
4.4.2.3 Abhilfe durch das neue Telemediengesetz (TMG)?
4.5 Anforderungen an die Mitarbeiter

5 Fazit

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Gestattung der Privatnutzung von Email

Abb. 2: Anwendung von Verschlüsselungstechniken

Abb. 3: Vorhandene Weisungen für die Emailnutzung

Abb. 4: Spam-Aufkommen

Abb. 5: Schäden durch Würmer, Trojaner, Phishing-Mails o.ä.

Abb. 6: Verlust von wichtigen Email

Abb. 7: Verantwortlichkeiten bei der IT-Sicherheit

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Vorbemerkung

Im Jahre 1971 gelang es dem US-Computertechniker Ray S. Tomlinson, der seine Erfindung selbst als „kleine große Glanzleistung“[1]) bezeichnet, die erste elektronische Post zu versenden. Inzwischen, 36 Jahre später, ist die Nutzung von Email für Millionen Internetnutzer weltweit alltäglich geworden und gerade als Arbeitsmittel im Geschäftsbereich nicht mehr wegzudenken.

In Anbetracht der stetig zunehmenden Bedeutung soll die vorliegende Arbeit überblickende Aspekte im Umgang mit der elektronischen Post, insbesondere in Unternehmen und Freiberufler-Praxen[2]), aufzeigen. Im Rahmen dieser Zielvorstellung wurde die Arbeit wie folgt gegliedert:

Während der erste Teil lediglich einer kurzen Begriffsbestimmung von Email dienen soll, wird im zweiten Teil der Schwerpunkt auf eine arbeitsrechtliche Betrachtung gelegt. Innerhalb dieser überaus komplexen Thematik ergeben sich zahlreiche Einzelfragen, die unmittelbare Wirkung auf den Umgang mit Email haben. Es wurde daher eine gesonderte Betrachtung gewählt, um den Leser, losgelöst von anderen Problemstellungen, an diese Thematik heranzuführen. Eine Darstellung relevanter Gefahrenquellen und Lösungsansätze für die Praxis bestimmen den dritten Teil der Arbeit. Da jedoch der Umgang mit Email sehr viele rechtliche und technische Fragestellungen aufwirft, sei darauf verwiesen, dass innerhalb der gesamten Darstellung kein Anspruch an die Vollständigkeit erhoben werden kann.

Des Weiteren wurde begleitend zu dieser Arbeit eine Umfrage durchgeführt. Diese richtete sich in der Zeit vom 05.03. bis 23.03.2007 explizit an Rechtsanwaltkanzleien in Erfurt. Insofern musste hier aus Gründen des zeitlichen Aufwands eine Einschränkung innerhalb der Freiberufler-Praxen erfolgen und auch auf eine gleichartige Umfrage in Unternehmen verzichtet werden.

Dennoch konnten insgesamt 87 Kanzleien zu ihren Erfahrungen in den letzten Jahren befragt werden, die dem Leser einen ersten Einblick in die Praxis geben können. Die Darstellung bzw. Auswertung der Ergebnisse erfolgt an den entsprechenden Stellen innerhalb der Arbeit.

2 Email - Die Vorteile liegen auf der Hand

Unter Email, die Abkürzung für „electronic mail“, wird ein „elektronischer Brief“, der über das Internet oder ähnliche Kommunikationssysteme verschickt wird, verstanden. Eine Email hat im Allgemeinen neben den Adressangaben (From/To) eine Titel- oder Betreffzeile (Subject), einen Textkörper und eventuell ein oder mehrere Anhänge (Attachments).

Die Vorteile der Email-Nutzung sind neben der schnellen, bequemen und kostengünstigen Übermittlung auch darin zu sehen, dass beliebige Dateien jederzeit mit Kunden und Partnern in aller Welt ausgetauscht werden können. Die wachsende Beliebtheit zeigt sich auch darin, dass ca. 35 Milliarden Email[3]) weltweit täglich versendet werden.

3 Datenschutz am elektronischen Arbeitsplatz - Eine arbeitsrechtliche Betrachtung

Die genannten Vorteile haben dazu geführt, dass Email heute in den meisten Unternehmen und Freiberufler-Praxen zum Berufsalltag gehören. Im Rahmen der Umfrage konnte beispielsweise festgestellt werden, dass 94 % der Erfurter Kanzleien von diesem Kommunikationsmittel Gebrauch machen. Jedoch können sich hier Konflikte ergeben, die im Weiteren eine genauere Betrachtung erfordern.

3.1 Technischer Hintergrund und Interessenlage

Nutzt ein Arbeitnehmer aus dienstlichem oder privatem Anlass den Computer am Arbeitsplatz, so hinterlässt er dabei Datenspuren.[4]) Neben Verbindungsdaten können auch Inhaltsdaten an verschiedenen Stellen gespeichert werden. Beispielsweise können alle Daten der eingehenden und versendeten Email in einem zentralen Server des Arbeitgebers zwischengespeichert werden. Hier kommt es regelmäßig zur Interessenkollision. Während der Arbeitnehmer in der Regel überwachungsfrei arbeiten möchte, hat der Arbeitgeber häufig ein nachvollziehbares Interesse daran, seine Mitarbeiter in einem gewissen Rahmen zu überwachen. Vordergründig sind hier Aspekte der Datensicherheit und damit verbunden der Sicherheit seines Unternehmens sowie die Speicherung personenbezogener Daten der Betroffenen zum Zwecke der Leistungsbewertung zu nennen.

Für die Lösung dieser Interessenkonflikte legen die gesetzlichen Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften Wertungen fest, die bei dem täglichen Umgang mit Email zu beachten sind. Dies umfassend zu beleuchten ist allerdings nicht Gegenstand der nachfolgenden Betrachtung. Vielmehr soll mit Hilfe der rechtlichen Grundlagen die Problematik kurz umrissen und der Schwerpunkt auf die praxisrelevanten Kontrollmöglichkeiten sowie etwaige Lösungsansätze für die Praxis gelegt werden.

3.2 Rechtliche Aspekte

Derzeit besteht kein einheitliches Arbeitnehmer-Datenschutzgesetz.[5]) Insbesondere gibt es bislang keine einschlägige bzw. höchstrichterliche Rechtsprechung, die die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers bei der Email-Nutzung regeln.[6]) Nachfolgend sollen insbesondere relevante Rechtsvorschriften, die den Datenschutz am Arbeitsplatz prägen können, zum einen bei ausschließlich dienstlicher Nutzung und im zweiten Teil bei der gestatteten privaten Nutzung aufgezeigt werden.

3.2.1 Dienstliche Nutzung

Eine dienstliche Nutzung von Email ist immer dann gegeben, wenn sich der Arbeitnehmer in Erfüllung seiner Dienstaufgaben dieses Mittels bedient.[7])

Nach überwiegender Literaturauffassung finden die Vorschriften des Telekommunikationsgesetzes (TKG), Teledienstegesetzes (TDG) und des Teledienstedatenschutzgesetzes (TDDSG) bei rein dienstlicher Nutzung keine Anwendung.[8])

3.2.1.1 Anwendung des BDSG

Wie M. Grobys[9]) zutreffend schreibt, hat der Arbeitgeber aufgrund der fehlenden Anwendbarkeit der Telekommunikations-Datenschutzgesetze lediglich die allgemeinen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes[10]) (BDSG) und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung[11]) des Arbeitnehmers zu beachten.

3.2.1.2 Kontrollmöglichkeiten bei dienstlicher Nutzung

Demnach hat der Arbeitgeber nach h. M. ein umfassendes Kontrollrecht.[12]) Wie

P. Gola zutreffend schreibt, bestehen gegen die Erfassung von äußeren Verbindungsdaten, wie z. B. der Absender- und Empfängeradresse sowie Zeitpunkt der Versendung bzw. des Eingangs der Email, keine Bedenken. Im Weiteren wird der Auffassung gefolgt, dass sich aus dem umfassenden Kontrollrecht auch das Recht auf Kenntnisnahme vom Inhalt des geschäftlichen Email-Verkehrs ergibt.[13]) In der Praxis finden insofern die gleichen Grundsätze, die für den normalen Schriftverkehr gelten, Anwendung.[14])

Folgt man hingegen einer anderen Auffassung, so soll der Inhaltszugriff des Arbeitgebers nur in begründeten Ausnahmefällen gestattet sein.[15]) Gem. § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist eine Kontrollmöglichkeit der Verbindungs- und Inhaltsdaten dann zu bejahen, wenn die Verwendung der erhobenen Daten im Rahmen der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses mit dem Betroffenen liegt. Diese auf den ersten Blick weniger aufschlussreiche Bestimmung eröffnet dem Arbeitgeber die Kontrollmöglichkeit in begründeten Verdachtsfällen. Verletzt der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten, so muss es seinem Dienstherrn gestattet sein, entsprechende Daten seiner Nutzung zu erheben. Hier kommen der Verdacht auf Missbrauch oder Straftaten in Betracht. Ein Beispielfall, der in der Literatur immer wieder benannt wird, ist der Verdacht auf Verletzung von Geschäftsgeheimnissen.[16]) Dies kann neben arbeitsvertraglichen Konsequenzen (ordentliche oder außerordentliche Kündigung), auch Schadenersatzansprüche auslösen, auf die hier nicht näher eingegangen werden sollen.

Grundsätzlich muss der Kontrollzugriff aber stets unter Abwägung der Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Interessen und unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips erfolgen.[17]) Die Zulässigkeit der Kontrolle beruht letztlich auf Einzelfallentscheidungen und darf nicht zur vollständigen Überwachung der Angestellten führen. Dies würde insofern das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers verletzen[18]) und

u. U. Schadenersatz- sowie Unterlassungsansprüche begründen.

3.2.2 Private Nutzung

Die Situation ist eine ganz andere, wenn der Arbeitgeber die private Email-Nutzung gestattet. Er kann grundsätzlich frei darüber entscheiden, ob und in welchem Umfang er seinen Arbeitnehmern diese Dienste ermöglicht. Bei der gestatteten Privatnutzung kann folglich von einer „freiwilligen Zusatzleistung“ gesprochen werden,[19]) die ausdrücklich oder konkludent gewährt wird.[20]) Letzterer Fall liegt beispielhaft vor, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des Telefons gestattet und der Arbeitnehmer daraus folgern kann, dass auch die private Email-Nutzung gestattet ist.[21])

3.2.2.1 Anwendung des TKG

Stellt der Arbeitgeber seine Telekommunikationsanlage[22]) für private Korrespondenz zur Verfügung, wird er gem. § 3 Nr. 6 TKG zum geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten[23]), während der Arbeitnehmer „Dritter“ im Sinne des Gesetzes ist. Einer Anwendung des TKG steht nunmehr nichts entgegen.

Gem. § 88 Abs. 1, S. 1 TKG ist das Fernmeldegeheimnis von allen an einem Kommunikationsvorgang beteiligten Personen zu wahren.[24]) Folglich ist jegliche Überwachung von Verbindungs- sowie Inhaltsdaten durch den Arbeitgeber unzulässig.[25]) Gleichwohl wird er gem. § 109 Abs. 1 Nr. 1 TKG dazu verpflichtet, diese personenbezogenen Daten durch angemessene technische Vorkehrungen zu sichern.

3.2.2.2 Anwendung des TDG und TDDSG

Die Vorschriften des TDDSG enthalten datenschutzrechtliche Bestimmungen für Anbieter von Telediensten. Der Begriff des Teledienstes selbst ist hier nicht erläutert, jedoch verweist das TDDSG ausdrücklich auf das Teledienstegesetz.[26]) Gem. § 2 TDG sind unter einem Teledienst alle elektronischen Informations- und Kommunikationsdienste[27]) zu verstehen.

Bei der gestatteten Privatnutzung wird der Arbeitgeber im Sinne des TDG zum „Diensteanbieter“ und der Arbeitnehmer zum „Nutzer“. Folglich treffen den Arbeitgeber insbesondere die Datenschutzverpflichtungen des TDDSG bzw. des Mediendienstestaatsvertrags (MDStV), welcher inhaltlich deckungsgleiche Regelungen enthält.

[...]


[1]) wdr.de (Hrsg.): http://www.wdr.de/online/computer/email/geburtstag.phtml vom 25.03.2007

[2]) Als Freiberuf werden Tätigkeiten bezeichnet, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen und gem.
§ 18 EStG selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder ähnlich gelagerte Tätigkeiten betreffen.

[3]) jetzt.de, Die Welt in Zahlen vom 24.06.2006, http://jetzt.sueddeutsche.de/texte/anzeigen/299839 vom 25.03.2007

[4]) Roßnagel, S. 967, Rdnr. 81

[5]) Krauß, Abs. 6, http://www.jurpc.de/aufsatz/20040014.htm vom 25.03.2007

[6]) Gola/Klug, S. 151/152

[7]) Däubler, S. 1, http://rayserv.upb.de/fiff/themen/Arbeitnehmerdatensch/Dauebler2001_2.htm vom 25.03.2007

[8]) a.a.O. S. 2; Däubler, Gläserne Belegschaft, S. 163, Rdnr. 338

[9]) Grobys, S. 273

[10]) Insbesondere richtet sich der Datenschutz hier nach den §§ 3a, 4, 27 und 28 BDSG.

[11]) Als ein Teilbereich des allgemeinen Persönlichkeitsrechts gem. Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 GG definiert sich hier die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst zu entscheiden, wann und in welchem Umfang seine personenbezogenen Daten verwendet werden sollen.

[12]) Roßnagel, S. 967, Rdnr. 82; Grobys, S. 273; Gola/Klug, S. 153

[13]) Grobys, S. 273; Roßnagel, S. 967 Rdnr. 82; Krauß, Abs. 29, http://www.jurpc.de/aufsatz/ 20040014.htm vom 25.03.2007

[14]) Roßnagel, S. 1033, Rdnr. 33

[15]) Däubler, S. 3, http://rayserv.upb.de/fiff/themen/Arbeitnehmerdatensch/Dauebler2001_2.htm vom 25.03.2007; Gola/Klug, S. 153

[16]) Gola/Klug, S. 153; Roßnagel, S. 967 Rdnr. 82

[17]) Gola/Klug, S. 153

[18]) Roßnagel, S. 1032, Rdnr. 32

[19]) Gola/Klug, S. 152

[20]) Feil, S. 1

[21]) Müller, S 8, http://www.nwir.de/aktuell/kommunikation.pdf vom 25.03.2007

[22]) Eine Legaldefinition enthält § 3 Nr. 23 TKG. Hierzu zählt auch die Nutzung von Email

[23]) Gem. § 3 Nr. 10 TKG ist hierfür ein nachhaltiges Angebot von Telekommunikation für Dritte auch ohne Gewinnerzielungsabsicht ausreichend.

[24]) Däubler, Gläserne Belegschaft, S. 172, Rdnr. 365

[25]) a.a.O. S. 173, Rdnr. 368

[26]) a.a.O. S. 164, Rdnr. 342 ff.

[27]) Unstreitig ist, dass die Email ein Teledienst darstellt. So auch Däubler, Gläserne Belegschaft, S. 176, Rdnr. 378.

Ende der Leseprobe aus 36 Seiten

Details

Titel
Umgang mit E-Mail in Unternehmen und Freiberufler-Praxen
Hochschule
Hochschule Schmalkalden, ehem. Fachhochschule Schmalkalden
Veranstaltung
Öffentliches Recht
Note
2,0
Autor
Jahr
2007
Seiten
36
Katalognummer
V117600
ISBN (eBook)
9783640200245
Dateigröße
428 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Umgang, E-Mail, Unternehmen, Freiberufler-Praxen, Recht
Arbeit zitieren
Dipl. Wirtschaftsjuristin Christiane Uri (Autor:in), 2007, Umgang mit E-Mail in Unternehmen und Freiberufler-Praxen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/117600

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