Einsatz von Wikis in kleinen Unternehmen. Das TWiki in dem Unternehmen dyco MEDIA

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Motivation und Zielsetzung
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Kleine Unternehmen
2.1 Quantitative Abgrenzung
2.2 Qualitative Abgrenzung

3 Grundlagen Wikis
3.1 Definition Wikis
3.2 Geschichte der Wikis
3.3 Charakteristische Funktionen der Wikis
3.3.1 Berarbeitungsmodus
3.3.2 Einfache Verlinkung
3.3.3 Versionsverwaltung
3.3.4 Weitere typische Funktionen
3.4 Technische Funktionsweise
3.5 Soziale Normen in Wikis
3.6 Stärken und Schwächen von Wikis
3.6.1 Stärken
3.6.2 Schwächen

4 Wikis in Unternehmen
4.1 Einsatzfelder in Unternehmen
4.1.1 Einsatz von Wikis als Kommunikationsmedium
4.1.1.1 Kommunikationswissenschaftliche Einordnung
4.1.1.2 Wikis als Substitut oder Ergänzung zu E-Mails
4.1.2 Einsatz von Wikis für das Wissensmanagement
4.1.3 Einsatz von Wikis im Projektmanagement
4.2 Auswahl eines Wikis für den Einsatz in kleinen Unternehmen
4.3 Wichtige Aspekte der Wiki-Einführung in kleinen Unternehmen
4.4 Rechtliche Aspekte des Wiki-Betriebs
4.4.1 Lizensierung der Wiki-Inhalte
4.4.2 Haftung für rechtswidrige Inhalte
4.4.3 Datenschutz

5 TWiki
5.1 Technische Besonderheiten
5.2 Sprachbarrieren
5.3 TWiki-Webs
5.4 Benachrichtigungen
5.5 Nutzerrechte in TWiki
5.6 Mehrbenutzer-Editor
5.7 Dokumentenmanagement
5.8 Strukturierende Funktionalitäten in TWiki
5.8.1 TWiki-Erweiterungen
5.8.1.1 Plugins und Add-ons
5.8.1.2 Skins
5.8.2 TWiki-Variablen
5.8.3 TWiki-Formulare
5.8.4 Die formatierte Suche
5.8.5 TWiki-Applikationen

6 Einsatz von TWiki in dem Unternehmen dyco MEDIA
6.1 Vorstellung des Unternehmens
6.2 Ausgangssituation
6.3 Begründung der Entscheidung für TWiki
6.4 Einführungsstrategie und Projektstand
6.5 Nutzung von TWiki
6.5.1 Wichtige Plugins
6.5.2 Persönliche Notizen
6.5.3 Kollaborative Verwaltung von Bookmarks
6.5.4 Web "Projekte"
6.5.5 Web "Software"
6.5.6 Web "Support"
6.6 Bewertung und Ausblick

7 Fazit

Abkürzungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1-1: Aufbau der Arbeit

Abbildung 3-2: Link zu einer nicht existenten Seite in TWiki

Abbildung 3-3: Link zu einer existenten Seite in TWiki

Abbildung 3-4: Link zu einer nicht existenten Seite in MediaWiki

Abbildung 5-5: Darstellung eines Schreibkonflikts in TWiki

Abbildung 5-6: TWiki-Formular im Editier-Modus

Abbildung 5-7: TWiki-Formular im Lese-Modus

Abbildung 5-8: Ansicht eines Blog-Eintrags in TWiki BlogUp

Abbildung 5-9: Einen Blog-Eintrag editieren

Abbildung 6-10: Startseite des TWikis

Abbildung 6-11: Formular zum Speichern von Aufgaben

Abbildung 6-12: Tagwolke

Abbildung 6-13: Beispiel eines Topic im Support-Web

Tabellenverzeichnis

Tabelle 2-1: KMU-Definition gemäß der EU-Kommission

Tabelle 2-2: Größenklassen gemäß IfM

Tabelle 3-3: Wikipedia-Statistik, Stand: Januar 2007

Tabelle 3-4: Erzeugung von Überschriften in TWiki

Tabelle 3-5: Erzeugung von Abschnitten in TWiki

Tabelle 3-6: Erzeugung von fettgedrucktem Text in TWiki

Tabelle 3-7: Erzeugung von kursiver Schrift in TWiki

Tabelle 3-8: Erzeugung einer Liste in TWiki

Tabelle 4-9: Gegenüberstellung von Ansätzen des Wissensmanagements und der Wiki-Philosophie

Tabelle 4-10: Einsatzmöglichkeiten von Wikis im Projektmanagement

Tabelle 4-11: Einwände gegen Wikis und ihre Entkräftung

Tabelle 5-12: Benachrichtigungsmechanismen in TWiki

Tabelle 5-13: Übersicht über einige TWiki-Erweiterungen

Tabelle 5-14: Einige TWiki-Variablen mit Platzhalterfunktion

Tabelle 5-15: Beispiele regulärer Ausdrücke

Tabelle 6-16: Übersicht der verschiedenen Status des Support-Webs

1 Einleitung

Das erste Kapitel stellt die Zielsetzung und Motivation sowie den Aufbau dieser Arbeit dar.

1.1 Motivation und Zielsetzung

Die vorliegende Arbeit setzt sich mit der Frage auseinander, ob sich Wikis für den Einsatz in kleinen Unternehmen eignen und welche Besonderheiten aus ihren Eigenschaften für den Einsatz folgen.

Vor dem Hintergrund der Eigenschaften kleiner Unternehmen und von Wikis sowie deren grundsätzlichen Einsatzmöglichkeiten für Unternehmen sind insbesondere drei Fragen interessant:

1. Welche typischen Probleme kleiner Unternehmen können Wikis potenziell lindern?
2. Welche vorteilhaften Eigenschaften kleiner Unternehmen können Wikis womöglich unterstützen?
3. Welche Eigenschaften kleiner Unternehmen beeinflussen möglicherweise den erfolgreichen Einsatz eines Wikis?

Im Rahmen dieser Arbeit wurde die für den Einsatz in Unternehmen konzipierte Wiki-Software TWiki in dem kleinen Unternehmen dyco MEDIA eingeführt. Zahlreiche Erfolgsgeschichten von Unternehmen wie Michelin China [TWiki04b], Motorola [LeCU01, S. 376-384] und SAP [TWiki05c] sprechen für die Eignung dieser Software für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Den Einsatz von TWiki bei dyco MEDIA zu betrachten ist in diesem Sinne besonders interessant, da das Unternehmen lediglich über 3 feste Mitarbeiter sowie 5 freie Mitarbeiter verfügt.

Ziel der Arbeit ist es, auf Basis theoretischer Überlegungen zu kleinen Unternehmen und Wikis sowie den Erfahrungen aus der Einführung von TWiki in dem Unternehmen dyco MEDIA Erkenntnisse für den effektiven und effizienten Einsatz von Wikis in kleinen Unternehmen zu gewinnen. Dabei soll gezeigt werden, auf welche Weise den Problemen, die beim Einsatz von Wikis in kleinen Unternehmen auftreten, mit TWiki entgegengewirkt werden kann.

1.2 Aufbau der Arbeit

Der Aufbau der Arbeit leitet sich von der im vorangegangenen Kapitel geschilderten Zielsetzung ab. Sie setzt sich aus 7 Teilen zusammen (siehe Abbildung 1-1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1-1: Aufbau der Arbeit

Quelle: Eigene Darstellung

Das erste Kapitel schildert Ziele und die Motivation für die vorliegende Arbeit sowie ihren Aufbau.

Kapitel 2 liefert eine quantitative Definition für "kleine Unternehmen" und ergänzt sie durch eine qualitative Beschreibung typischer Eigenschaften kleiner Unternehmen. Das anschließende Kapitel 3 enthält eine ausführliche Einführung in die Grundlagen der Wikis. Kapitel 4 beschäftigt sich mit dem Einsatz von Wikis im Unternehmensumfeld. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Besonderheiten, die sich für kleine Unternehmen ergeben. Da viele der Aussagen jedoch auch für Unternehmen anderer Größenklassen zutreffen, lautet der Titel dieses Kapitels "Wikis in Unternehmen". Kapitel 5 stellt die Wiki-Software TWiki vor. Dies geschieht in ausführlicher Form, um die Besonderheiten der Software und der sich für Unternehmen im Allgemeinen und kleinen Unternehmen im Besonderen ergebenen Vorteile verständlich zu machen.

Kapitel 2 bis 5 liefern damit die theoretischen Grundlagen für die praktischen Betrachtungen in Kapitel 6. Kapitel 6 stellt die Multimedia-Agentur dyco MEDIA vor. Gezeigt wird, auf welche Weise TWiki in dem Unternehmen eingesetzt wird und welche konkreten Vorteile sich dadurch ergeben.

Kapitel 7 schließt die Arbeit mit einem Rückblick auf die Arbeit und einem Fazit ab.

2 Kleine Unternehmen

In der Literatur lassen sich zahlreiche Definitionen für kleine Unternehmen finden, die sich zumeist auf quantitativ beschreibbare Eigenschaften wie die Anzahl der Mitarbeiter, den Jahresumsatz oder die Bilanzsumme stützen. Darüber hinaus gibt es Beschreibungen, die sich auf die qualitativen Eigenschaften konzentrieren, welche sich nicht in Zahlen ausdrücken lassen. In der Regel beschränken sich derartige Darstellungen nicht auf lediglich kleine Unternehmen, sondern beziehen sich auf kleine sowie mittelständische Unternehmen (KMU). Da die qualitativen Charakteristiken kleiner und mittelständischer Unternehmen oft jedoch als direkte oder indirekte Konsequenz aus den quantitativen Eigenschaften resultieren^[1], können sie bei den kleinen Unternehmen im Vergleich zu den mittelständischen Unternehmen als verschärft angesehen werden.

2.1 Quantitative Abgrenzung

Kleine und mittlere Unternehmen werden im deutschen Sprachgebrauch als Mittelstand bezeichnet [Haus00]. Als mittelständisch gelten Unternehmen, die bestimmte quantitative Kriterien nicht überschreiten.

Der Empfehlung der EU-Kommission entsprechend umfasst die Kategorie der KMU, das heißt der Kleinstunternehmen, kleinen sowie mittleren Unternehmen, die Unternehmen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft. Weiteres Kriterium ist, dass sich das betreffende Unternehmen zu maximal 25% in Besitz von Firmen befinden darf, die diesen Kriterien nicht entsprechen. Innerhalb der Kategorie der KMU sind als kleine Unternehmen nach dieser Definition jene zu verstehen, die weniger als 50 Mitarbeiter haben und deren Umsatz oder Bilanzsumme nicht höher als 10 Mio. EUR ist. Als Kleinstunternehmen gelten nach dieser Definition die Unternehmen die weniger als 10 Mitarbeiter haben und deren Umsatz oder Bilanzsumme 2 Mio. EUR nicht übersteigt. [EuKo06a, EuKo06b].

Tabelle 2-1 stellt die Definition der EU-Kommission dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Definition des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) unterscheidet sich von der der Europäischen Kommission.

Das IfM definiert kleine Unternehmen als solche mit weniger als 10 Mitarbeitern und bis zu 1 Mio. EUR Umsatz, während Unternehmen mit 10 bis 499 Mitarbeiter in die Kategorie der mittleren Unternehmen fallen [IfMB06a]. Tabelle 2-2 stellt diese Anforderungen dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Für die folgenden Betrachtungen scheint eine strenge quantitative Abgrenzung von kleinen Unternehmen zu mittleren Unternehmen auf der einen Seite sowie Kleinstunternehmen auf der anderen Seite nicht zweckmäßig. Ein mittleres Unternehmen mag im Hinblick auf die Nutzung der Informationstechnik einem kleinen Unternehmen ähnlich sein und ein Kleinstunternehmen kann aufgrund von hohem Informationsaufkommen die Ansprüche von kleinen Unternehmen wie von der EU-Kommission definiert übersteigen^[2]. Für die vorliegende Arbeit soll die Definition kleiner Unternehmen gemäß der EU-Kommission gelten, jedoch nicht weiter von Kleinstunternehmen abgegrenzt werden.

2.2 Qualitative Abgrenzung

Die heute üblichen Größenkriterien zur Definition kleiner und mittlerer Unternehmen waren ursprünglich reine Hilfskriterien. Die Hilfskriterien dienten der gegenüber quantitativen Kriterien einfacheren statistischen Erfassung, wurden im Laufe der Zeit jedoch fälschlicherweise als konstitutiv für KMU angenommen [WoHa01, S. 7].

Recklies vertritt die Auffassung, dass Kriterien wie die Bilanzsumme und der Jahresumsatz auch fast nur für statistische Zwecke geeignet seien, jedoch kaum Auskunft über die Finanzkraft eines Unternehmens gäben [Reck00, S.1]. Sie weist darauf hin, dass es gerade die fehlende Finanzkraft sei, die kleinen im Vergleich zu größeren Unternehmen Probleme bereite. Um die Unzulänglichkeiten einer rein quantitativen Definition der kleinen Unternehmen auszugleichen, soll die Abgrenzung kleiner Unternehmen im Folgenden durch qualitative Aspekte ergänzt werden.

Kleine und mittlere Unternehmen sind im Vergleich zu großen Unternehmen stärker personengeprägt [Nort02]. Sie sind in der Regel Inhaber-geführt, stehen sehr oft im Familienbesitz [Herr02] und verfügen per Definition über geringere Mitarbeiterzahlen. Daher haben kleine Unternehmen meist einfache Unternehmensstrukturen und -systeme [Reck00] sowie flache Hierarchien [KayR06, Brand06, Herr02]. Der Formalisierungsgrad ist allgemein geringer als in größeren Unternehmen [Herr02] und auch der Erfahrungsaustausch erfolgt meist informell [Brand06]. Aufgrund weniger organisatorischer Barrieren [Brand06] findet der Informationsaustausch in kleinen Unternehmen daher schneller und mit weniger Aufwand statt und ein Konsens zwischen Leitung und Personal ist leichter herstellbar [KayR06]. Als Konsequenz der informellen Informationsweitergabe ist oft mangelhafte Dokumentation von Informationen und Wissen zu verzeichnen [Nort02].

Kay hebt als Wesensmerkmal kleiner und mittlerer Unternehmen die Einheit von Eigentum, Risiko und Kontrolle auf der einen sowie die Einheit von Leitung, Entscheidung und Verantwortung auf der anderen Seite hervor [KayR06]. Die Macht konzentriert sich so in der Regel auf einen sehr kleinen Personenkreis, der das Profil des Unternehmens auffällig stark prägt. Dadurch handelt es sich bei kleinen Unternehmen um einfache und zentralisierte Systeme, die ein hohes Maß an Flexibilität und die Möglichkeit sich rasch an veränderte Situationen anzupassen, ermöglichen. [Rech00, S. 3] Diese Flexibilitätsvorteile können jedoch aufgrund des in der Regel unzureichenden Informationswesens nicht in vollem Ausmaß genutzt werden [Pfoh97, S. 19]. Des Weiteren ist anzuführen, dass der wirtschaftliche Erfolg und die Marktposition aufgrund der oben erwähnten Einheit von Eigentum, Risiko und Kontrolle stark von den unternehmerischen Fähigkeiten weniger Personen oder sogar nur einer Person abhängen [Reck00, S. 5] und durch eine kurzfristige Handlungsorientierung geprägt ist [Nort02].

In Bezug auf die Mitarbeiterführung fällt in kleinen Unternehmen oft auf, dass die Geschäftsführung "ihren" Betrieb mit der Attitüde des Eigners betrachtet und führt, wodurch dem Personal mit einer eher patriarchalischen Grundhaltung begegnet wird. Dem gegenüber findet man in von sehr jungen Unternehmern neu gegründeten Unternehmen jedoch zunehmend eher kooperative Grundhaltungen vor. Dies ist besonders in kleinen Unternehmen bis 20 Mitarbeitern gut zu beobachten. [Hame97, S. 229]

Besondere Probleme bereitet kleinen Unternehmen die fehlende Finanzkraft. Aufgrund börsenrechtlicher Minimalanforderungen haben kleine Unternehmen einen nur eingeschränkten Zugang zu den Kapitalmärkten [Reck00, S. 4] und sind daher stärker als größere Unternehmen auf ihr Eigenkapital sowie auf Bankkredite angewiesen [Reck00, S. 4]. Hauser weist darauf hin, dass kleine und mittelständische Unternehmen Erträge in der Regel nur aus dem Kerngeschäft erzielen. Große Unternehmen profitieren im Gegensatz dazu oft auch von Finanzerträgen sowie von Erträgen aus nicht dem Kerngeschäft zurechenbaren Operationen [Haus00, S. 34].

Eine zusätzliche Herausforderung, der sich kleine Unternehmen zu stellen haben, ist der Mangel an personellen Ressourcen. Viele Unternehmen verfügen dabei auch nicht über die finanziellen Möglichkeiten, externe Spezialisten heranzuziehen. Daher werden viele Funktionen wie die Betreuung der Informationstechnologie (IT) durch andere Mitglieder der Belegschaft oder der Unternehmensleitung übernommen, auch wenn diese nicht über ausreichende Qualifikationen verfügen. Dieser Mangel an personellen Kapazitäten und Fachkenntnissen wirkt sich besonders stark auf einmalige Projekte wie die Einführung neuer Software oder die Entwicklung einer Unternehmenswebsite aus. [Reck00, S. 4-5]

In einer Studie des auf Informationstechnologie spezialisierten Markforschungs- und Beratungsunternehmens TechConsult wurden im Jahr 2001 2.660 Arbeitsstätten mit 1 bis 19 Mitarbeitern befragt, wer im Unternehmen für die IT zuständig sei. 67% der Unternehmen antworteten, dass der Geschäftsführer beziehungsweise Inhaber für die IT zuständig sei. Die Studie ergab weiterhin, dass in 15% der Fälle sonstige Angestellte wie Sachbearbeiter etc. für die IT zuständig seien. In 10% der Unternehmen ist der kaufmännische Leiter für EDV-Belange verantwortlich und in 5% ein sonstiger Mitarbeiter. Interessant ist, dass bei nur 3% der befragten Unternehmen ein Informatiker oder Informatik-Assistent die IT betreut^[3]. [Tech01]

Welchen Nachteil kleine Unternehmen aufgrund der geschilderten personellen und finanziellen Ressourcenknappheit gegenüber größeren Unternehmen haben, kann am Beispiel des Wissensmanagements verdeutlicht werden.

In einer Zeit, in der Wissen als eine wichtige strategische Ressource zur Erringung von Wettbewerbsvorteilen gilt [Woyw02], ist das Wissensmanagement auch für kleine Unternehmen von großer Bedeutung [Bran06]. [FiOr06]Unternehmen sind heute gefordert, innovative Produkte immer schneller, flexibler und kostengünstiger auf den Markt zu bringen und sehen sich daher einem enormen Innovations- und Kostendruck gegenüber. Um diesem Druck standhalten zu können, müssen die vorhandenen Ressourcen effektiv und effizient genutzt werden. Ein Schritt dazu ist, die Ressource Wissen im Unternehmen erfolgreich zu erschließen. IT-gestütztes Wissensmanagement kann hierzu entscheidend beitragen. Aufgrund des Ressourcenmangels in Bezug auf Budgets und Personal ist es für kleine Unternehmen jedoch schwierig bis unmöglich, sich mit entsprechenden Softwarelösungen auseinanderzusetzen [Bran06].

Für kleine Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass das im Unternehmen vorhandene Wissen von wenigen Mitarbeitern getragen wird. Aufgrund geringerer Mitarbeiterfluktuation^[4] und geringen Mitarbeiterzahlen, aber auch aufgrund fehlender Wissensdokumentationen ist die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeiter und der Unternehmensführung noch größer als in großen Unternehmen. Der Verlust eines Mitarbeiters ist so schwer auszugleichen. [Busc02]

3 Grundlagen Wikis

Kapitel 3 führt in die Grundlagen von Wikis ein und bildet damit die Basis für weitere Betrachtungen.

3.1 Definition Wikis

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei Wikis um Seitensammlungen im World Wide Web, die von jedem Besucher im Web-Browser bearbeitet werden können. Seiten und ihre Inhalte können neu erstellt, editiert, gelöscht und miteinander verknüpft werden. [LeCu01, S. 14]

Wikis entstanden 1995 als Werkzeug zur Unterstützung von Wissensmanagement, Kooperation und Informationsaustausch über das Internet. Ihr Erfinder Ward Cunningham gab ihnen den Namen WikiWikiWeb. Heute wird Software, die wie das WikiWikiWeb funktioniert, meist kurz "Wiki" genannt. "Wiki" kommt aus dem Hawaiianischen und bedeutet „schnell“. Diese Bezeichnung ist treffend, denn ein Wiki ist einfach und schnell zu bedienen. Die in der Wiki-Terminologie als Topic bezeichneten Seiten eines Wikis lassen sich auf einfache Weise miteinander verknüpfen [TWiki06ag]. Auf Freigabeprozesse wie sie von Content Management Systemen bekannt sind wird dabei bewusst verzichtet. [LeCu01, S. 15]

Wikis sind ein wichtiges Beispiel für Soziale Software. Der Begriff "Soziale Software" fasst Systeme zusammen, die die Kommunikation, Gruppeninteraktion und Zusammenarbeit über soziale Netzwerke unterstützen. Soziale Software unterstützt Menschen sowohl bei der leichten und schnellen Produktion von Inhalten als auch bei ihrem Konsum. Neben Wikis sind unter anderem auch Blogs, Chatrooms und E-Mails dieser Kategorie zuzuordnen. [Gure05]

3.2 Geschichte der Wikis

Das erste Wiki war das Portland Pattern Repository (PPR). 1994 hatte der amerikanische Programmierer Ward Cunningham nach einer effizienten Möglichkeit gesucht, zusammen mit anderen Entwicklern aus aller Welt eine Wissenssammlung und Plattform zum Austausch über Design Patterns, also Software-Entwurfsmuster aufzubauen. Seine Idee war „the simplest online database that could possibly work^[5] “ [LeCu01, S. 15].

Leuf/Cunningham geben für das 1995 als Wissensmanagement-Tool [Wikip06b] in Betrieb genommene Wiki im Jahr 2001 einen Umfang von 13.000 Seiten und ein monatliches Wachstum von etwa 500 Seiten an. In 2006 umfasst das Wiki etwa 32.000 Seiten [PPP06a]. Heute finden sich neben Informationen zu Menschen, Projekten und Softwaremustern [PPP05, PPP06b] auch solche über Wikis selbst. [LeCu01, S.15]

Im Hinblick auf gesellschaftliche Normen und Organisationsformen für Wiki-Communities wurde in diesem ersten wiki-basierten Projekt Pionierarbeit geleistet [Lang05, S.199, PPP06c, PPP06d]. Hier entwickelten sich die ersten gesellschaftlichen Normen und Organisationsformen für Wiki-Communities, die für den Erfolg der in Wikis vollzogenen Selbstorganisationsprozessen wichtig sind^[6] [PPP06g].

Durch den Erfolg des Portland Pattern Repository nahmen Bekanntheitsgrad und Beliebtheit der Wikis innerhalb der Entwicklergemeinden zu. Wikis wurden von ihnen als Plattformen genutzt, auf denen Ideen entwickelt und formuliert sowie Informationen geteilt wurden. Im Rahmen dieser ersten Projekte wurde offensichtlich, dass der Erfolg eines Wikis stark vom Zustand der Community, der es dienen soll, abhängt. Das Wiki einer inaktiven Interessengruppe weist zwangsläufig viele unvollständige Seiten und nicht mehr aktuelle Informationen auf. [Klob06, S. 15]

Im Laufe der Zeit führt das Verlangen nach neuen Funktionalitäten zur Entwicklung weiterer Wiki-Klone. Sie wurden zum großen Teil direkt oder indirekt über Zwischenstufen aus Cunninghams „Ur-Wiki“ entwickelt und standen und stehen selbst wieder als freie Software zum Download bereit. Für die Installation, Pflege und Erweiterung dieser frühen Wikis war ein ausgeprägtes technisches Verständnis jedoch Grundvoraussetzung. Die Editier-Funktionalitäten und die Wiki-Syntax^[7] waren im Vergleich zu heute rudimentär und setzten, waren Hyperlinks und erweiterte Formatierungen gewünscht, die Kenntnis von Markup-Sprachen wie HTML voraus. Aus diesen Gründen wurden Wikis bis vor einigen Jahren nur von technikaffinen Communities eingesetzt. [Klob06, S. 15]

Im Jahr 2000 gründete Sunir Shah MeatballWiki [Meat06a], dessen Fokus thematisch zunächst auf den gesellschaftlichen Hyptertextmedien wie Wikis lag, mittlerweile von der Community auch für andere Themen genutzt wird. Aufgrund seiner Funktion als "Community über Communities" nahmen viele andere Wiki-Projekte von hier aus ihren Anfang [Wiki06k]. [Klob06, S. 15]

Ein wichtiger Meilenstein für die Bedeutung der Wikis war die Gründung der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia durch Jimmy Wales und Larry Sanger im Januar 2001. Die Wikipedia ging aus der im Jahr zuvor von Wales und Sanger gegründeten Nupedia [Nupe03] hervor und nutzt als Plattform den Wiki-Klon MediaWiki [Mede06]. Zwar war Nupedia ebenfalls eine freie und öffentliche Online-Enzyklopädie, ihr Konzept unterschied sich jedoch grundlegend von dem der Wikipedia. So wurden Artikel von einem kleinen Kreis von Fachautoren verfasst und vor ihrer Veröffentlichung einer genauen Prüfung unterzogen. Das Konzept rigoroser Kontrolle durch qualifizierte Experten [Möll05, S. 174] sollte Artikel von hoher Qualität garantieren. Qualitativ hochwertig waren die Artikel. Langwierige Diskussionen hemmten jedoch die Freigabe und die Erstellung neuer Inhalte [Fieb05, S. 22] und so produzierte Nupedia in den drei Jahren seiner Existenz lediglich dreißig Artikel [Möll05, S. 174]. Wikipedia hingegen übertraf alle Erwartungen. Bereits einen Monat nach Start des Projektes umfasste die englischsprachige Wikipedia etwa 1000 Seiten [Fieb05, S. 23]. Im Mai 2001 wurden verschiedene nicht-englischsprachige Wikis gegründet, unter anderem auch die deutsche Wikipedia[Fieb05, S. 23]. Heute ist Wikipedia mit Abstand das größte und erfolgreichste Wiki-Projekt. Alleine die englischsprachige Wikipedia zählt im Januar 2007 1.568.057 Artikel [Wiki06l], die deutsche Wikipedia immerhin 522.857 Artikel (vergleiche Tabelle 3-3).

Im Laufe der Jahre wurden viele Wikis entwickelt, deren Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu den ersten Wikis verbessert ist und setzen die technische Hemmschwelle zur Teilnahme an Wiki-Projekten weit herunter. Viele Wikis ermöglichen mittlerweile auf einfache Weise das Editieren und Formatieren ohne Kenntnis von Markup-Sprachen wie HTML. Ermöglicht hat das die Weiterentwicklung der Wiki-Syntax in MediaWiki und anderen Wiki-Klonen: durch einfache und für den Benutzer leicht verständliche Formatierungsanweisungen in der Wiki-Syntax wird der Wiki-Software die gewünschte Formatierung mitgeteilt^[8].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Während Wikipedia andere Enzyklopädien in Bezug auf Anzahl, Umfang und Aktualität der Artikel schlägt [Möll05, S. 183], steht sie auch im Hinblick auf qualitative Aspekte nur gering hinter kostenpflichtigen Angeboten zurück. Im Dezember 2005 veröffentlicht die wissenschaftliche Fachzeitschrift Nature die Ergebnisse einer Untersuchung, in der sie die Qualität der Wikipedia-Artikel unterschiedlicher wissenschaftlicher Disziplinen mit den entsprechenden Artikeln der renommierten Encyclopaedia Britannica verglich und zu dem Ergebnis kam, dass die Encyclopaedia Britannica der Wikipedia hinsichtlich der Korrektheit und Genauigkeit der Artikel kaum überlegen ist. Kritisiert wurden jedoch der sprachliche Stil und der Aufbau der Artikel [Gile05, Lehn05]. Die Ergebnisse dieser Studie und anderer ähnlicher Studien sind für die Wikipedia auf der einen, aber auch für Wikis als Werkzeug für Online-Kollaboration und selbstorganisierende Gemeinschaften auf der anderen Seite als großer Erfolg zu werten, bescheinigen sie doch das Funktionieren des Wiki-Prinzips.

Im Hinblick auf Aktualität [Möll05, S. 185] und Geschwindigkeit, mit der in der offenen Online-Enzyklopädie Wikipedia Vandalismus beseitigt wird, ist das Wikipedia-Projekt besonders erfolgreich. Das IBM-Forschungsprojekt „History Flow“ kam zu dem Ergebnis, dass Vandalismus in Wikipedia-Artikeln gewöhnlich so schnell repariert wird, dass die meisten Nutzer die Auswirkungen nie sehen werden [Ibm03]. Schütt spricht davon, dass Korrekturen durchschnittlich in weniger als drei Minuten geschehen [Schü05, S. 16].

Aufgrund ihrer zahlreichen Benutzer kommen bei der Wikipedia das Viele-Augen-Prinzip in Verbindung mit dem Wiki-Prinzip der Offenheit zu tragen. Jeder Leser einer Seite wird durch die Verwendung des Wiki-Klons MediaWiki in die Lage versetzt, Artikel zu korrigieren und zu erweitern. Verschiedene Funktionalitäten der Wiki-Software MediaWiki wie zum Beispiel Beobachtungslisten, Diskussionsseiten und dynamische Reports dienen dabei als hilfreiche Werkzeuge.

Zeitgleich zu der positiven Entwicklung, die Wikipedia und MediaWiki widerfuhr, entwickelten sich auch andere Wiki-Klone weiter. Neue Software wurde geschrieben und vorhandene verbessert und erweitert. Während die Benutzersicht durch einfachere Wiki-Syntax starke Vereinfachung erfuhr, nahmen auch die zur Installation vieler Wikis notwenigen Vorkenntnisse ab. [Klob06, S. 16]

Es waren also zwei Entwicklungen, die den Erfolg der Wikis maßgeblich beeinflussten: Die Enzyklopädie Wikipedia verhalf den Wikis zu einem höheren Bekanntheitsgrad. Zwar mag nicht jedem Besucher der Begriff „Wiki“ oder „WikiWikiWeb“ geläufig sein, aber Internetnutzer, die Wikipedia kennen, können auch den Editieren-Link in anderen Wikis besser einordnen. Der zweite Beitrag zur Publikumstauglichkeit der Wikis war die Vereinfachung der Wikis auf Benutzer- und Administratoren-Seite.

Viele Communities setzen mittlerweile erfolgreich Wikis ein. Aber auch Unternehmen wissen die Vorteile von Wikis vermehrt zu schätzen und nutzen sie beispielsweise als Ersatz für statische Intranets, für das Wissensmanagement, als Werkzeug für das Dokumentenmanagement oder als Ersatz für teure Groupware-Lösungen.

Aus diesem Grund haben sich einige kommerzielle Anbieter darauf spezialisiert, diesen Markt zu bedienen und Wikis zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten sind. Bekannte Namen im kommerziellen Wiki-Umfeld sind Socialtext^[10] und Confluence^[11] [Klob06, S. 16]. Jotspot^[12] bot bis Oktober 2006 kostenpflichtige vorgefertigte Wiki-Anwendungen an, wurde dann jedoch von Google^[13] übernommen. Zum jetzigen Zeitpunkt bietet Jotspot seine Leistungen vorhandenen Kunden kostenlos an, weitere Anmeldungen sind derzeit jedoch nicht möglich. [Jots06]

Doch auch der Open-Source-Gemeinschaft sind die Möglichkeiten, die Wikis den Unternehmen eröffnen und die daraus abgeleiteten Bedürfnisse nicht verschlossen geblieben. Ein prominentes Beispiel für ein auf den Einsatz in Unternehmen zugeschnittenes, frei und quelloffen verfügbares Wiki ist das in Kapitel 5 beschriebene TWiki.

3.3 Charakteristische Funktionen der Wikis

Die Wiki-Idee von Ward Cunningham wurde im Laufe von vielen Programmierern aufgegriffen und so existieren heute zahlreiche verschiedene Wiki-Klone^[14]. Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs, haben jedoch einige wichtige Funktionen gemeinsam. Sie ermöglichen die einfache und schnelle Zusammenarbeit verschiedener Nutzer, die elegante Verknüpfung der Topics untereinander sowie ein Mindestmaß an Sicherheit für die Inhalte durch eine Versionierung aller Wiki-Topics. [GlEb05]

3.3.1 Berarbeitungsmodus

Ein wesentliches Ziel von Wikis ist die einfache Bearbeitungsmöglichkeit von Inhalten. Unerlässliches Merkmal aller Wikis ist daher der "Editieren"-Link oder - Button, der auf allen zum Editieren freigegebenen Wiki-Topics [EbGH05, S. 19], zu finden ist. Er führt zu einem HTML-Formular, mittels dessen der Besucher die Inhalte des Topics editieren kann. Häufig steht eine Wiki-eigene Syntax (Wikitext, Wiki-Syntax oder Wiki-Markup) zur Verfügung, deren Anspruch es ist, schneller erlernbar und einfacher verwendbar als HTML zu sein. Je nach eingesetzter Software und Einstellungen kann auch HTML zur Formatierung verwendet werden^[15]. [GlEb05]

Die Wiki-Syntax kann je nach Engine variieren, da es noch keinen allgemein akzeptierten Standard gibt [Wiki06o]. Die Inhalte der Wiki-Seiten werden von der Wiki-Software in der Wiki-Syntax verwaltet und erst zur Laufzeit, d.h. wenn die Seite dargestellt wird, in HTML übersetzt [EbGh05, S. 15]. Aus diesem Grund erschwert das Fehlen eines Standards die Migration von Inhalten in andere Wikis [Völk06, S. 2].

Die verschiedenen Varianten der Wiki-Syntax stammen zumeist von Ward Cunninghams WikiWikiWeb ab, so dass sie sich ähnlich sind und zumindest den Benutzern keine großen Schwierigkeiten bereiten[Lang05, S.50].

Es gibt Bestrebungen, einen gemeinsamen Standard zu erarbeiten [vergleiche z.B. MeatoJa], aber ebenso Stimmen gegen eine Standardisierung [MeatoJb].

Die unten stehenden Tabellen zeigen einige Beispiele der in TWiki verwendeten Wiki-Syntax. Es werden die Wiki-Syntax, der daraus von der Wiki-Software erzeugte HTML-Code sowie die Darstellung im Browser dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zu dem Funktionsumfang der modernen Wikis gehört heute oft auch ein WYSIWYG-Editor [Matrix06]. WYSIWYG steht für "what you see is what you get"^[16] und bezeichnet Editoren, die den Text beim Editieren bereits formatiert darstellen [EbGH05, S. 394]. Beim Eingeben eines Textes in den WYSIWYG-Editor eines Wikis kann man also bereits sehen, wie der Text nach dem Speichern aussehen wird.

3.3.2 Einfache Verlinkung

Wikis bieten einfache Möglichkeiten, Seiten innerhalb des Wikis oder zu anderen Wikis beziehungsweise Websites miteinander zu verlinken und ermöglichen es den Nutzern so, assoziative Verbindungen zwischen verschiedenen Seiten zu schaffen [EbGH05, S. 20].

In den meisten Wikis werden Verknüpfungen zu anderen Seiten im Wiki durch den Gebrauch eines WikiWorts erzeugt. Dazu werden Wörter mit großen Anfangsbuchstaben versehen und ohne Leerzeichen aneinander gehangen (CamelCase^[17]). [EbGH05, S. 20]

Um einen Link zu einer Wiki-Seite mit dem Namen WikiWort zu erzeugen, müsste man im Bearbeitungsmodus also lediglich WikiWort schreiben. Existiert eine Seite namens WikiWort noch nicht, wird nach dem Speichern ein Link erzeugt, unter dem eine neue Seite angelegt werden kann. Andernfalls wird ein Link dorthin erzeugt (siehe Abbildungen 3-2 und 3-3).[LeCu01, S. 23] Dies wird optisch durch eine besondere Hervorhebung des Links angezeigt. In vielen Wikis wird dazu neben dem WikiWort ein kleines Fragezeichen angezeigt. In anderen, wie z.B. MediaWiki wird der Link anders andersfarbig hervorgehoben. [Möll05, S. 171]

Ein versehentliches Überschreiben vorhandener Wiki-Seiten beim Anlegen neuer Seiten ist nicht möglich, da ein erzeugter Link bei einer existenten Seite die Seite selbst öffnet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wikis, die zur Verlinkung nur CamelCase-Syntax anbieten, enthalten also viele Wörter der Art StartSeite, ImPressum, HäufigGestellteFragen usw. In CamelCase geschriebene Wörter gelten jedoch als "UgLy" (hässlich) [Meat06b] und Seiten, die viele WikiWörter enthalten, neigen dazu, schnell unleserlich zu werden. Aus diesen Gründen wurde eine alternative Syntax entwickelt, welche die Verlinkung von Seiten ermöglichen sollen [GlEb05].

Einige Wikis erzeugen Links aus Wörtern, die in eckige oder doppelte eckige Klammern gefasst sind [EbGH05, S. 20]. Die in Abbildung 3-4 dargestellte Ausgabe wurde durch folgende Syntax erzeugt:

Einige Wikis erzeugen Links aus Wörtern,

die in doppelte [[eckige Klammern]] gefasst sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Auch Links zu Webseiten außerhalb des Wikis sind einfach realisierbar. Vollständige URLs wie zum Beispiel http://www.wikipedia.org werden automatisch mit der entsprechenden Internet-Ressource verknüpft. Werden URL zu Bildern oder Grafiken in einer Wiki-Seite gespeichert, werden diese in die Seite eingebettet und dargestellt. [LeCu01, S. 24]

Durch die in einem Wiki zahlreich auftretenden Verknüpfungen entstehen automatisch Baumstrukturen [LeCu01, S. 23] inhaltlich zusammengehörender oder verwandter und miteinander vernetzter Themenbereiche. "Tote Links", also solche, die eine Fehlermeldung erzeugen, weil das Ziel nicht existiert, gibt es innerhalb eines Wikis nicht [LeCu01, S. 22].

3.3.3 Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung oder "History"-Funktion ermöglicht die Speicherung verschiedener Versionen einer Wiki-Seite^[18]. Dabei werden mit dem Ziel, zurückliegende Versionen einer Seite wiederherstellen zu können (Rollback) je nach Wiki-Software die vorausgegangenen Versionen oder lediglich die Änderungen gespeichert. Komplexere Wiki-Systeme bieten mittels einer so genannten "Diff"- Funktion zusätzlich die Möglichkeit, die Änderungen zwischen zwei Versionen detailliert anzuzeigen. Dies erspart Nutzern mühsame zeilenweise Vergleiche unterschiedlicher Textversionen. [EbGH05, S. 20]

Die Versionierung ist ein wirksames Mittel gegen mutwillige, aber auch gegen versehentliche Zerstörung von Seiten [EbGH05, S. 20] und eine für die in vielen Wikis praktizierte "Soft Security"^[19] notwendige Funktion. Beachtet werden muss jedoch, dass die Versionshistorie zunächst einmal auch potenziell schädigende Einträge wieder aufrufbar bereithält. In wichtigen Fällen müssen derartige Einträge dann manuell aus dem Wiki entfernt werden. Dazu wird die betroffene Wiki-Seite im Dateisystem des Servers oder der Datenbank, die die Inhalte bereithält, editiert.

3.3.4 Weitere typische Funktionen

"Letzte Änderungen" (RecentChanges), Sandkasten (Sandbox), die Suchfunktion sowie die Nutzerverwaltung gehören heute zu den typischen Komponenten, die sich neben den oben genannten Funktionen in den meisten Wiki-Systemen finden [GlEb05].

Sandkasten: Je nach Wiki-Klon heißt dieser Bereich eines Wikis Sandkasten, Sandbox oder auch Spielwiese. Es handelt sich hierbei in der Regel um eine Seite im Wiki, die in regelmäßigen Abständen geleert wird und jeden dazu einlädt, den Umgang mit der Wiki-Syntax zu testen und zu lernen. In TWiki, das aus voneinander unabhängigen Bereichen (so genannten Webs) besteht, steht den Nutzern dazu ein eigenes Web zur Verfügung. Die Sandkasten-Funktion trägt dazu bei, dass der Umgang mit Wikis schnell erlernbar ist. [GlEb05]

Letzte Änderungen: Die Seite "Letzte Änderungen" (RecentChanges) generiert automatisch eine Übersicht über die aktuellsten Änderungen in einem Wiki. Sie kann und soll in den meisten Fällen nicht von Nutzern verändert werden^[20]. [GlEb05]

Suchfunktion: In den meisten Wiki-Systemen befindet sich eine Titel- und Volltextsuche. Einige Wikis ermöglichen die Suche über reguläre Ausdrücke und damit die Ausführung sehr komplexer Suchanfragen. [GlEb05]

Nutzer- und Rechteverwaltung: Eine Beschränkung von Editier-Rechten auf Nutzer und Gruppen läuft eigentlich dem demokratischen Wiki-Prinzip zuwider:

"Wiki is inherently democratic - every user has exactly the same capabilities as any other user. It allows Web collaboration without dealing with accounts and passwords.^[21] [LeCu01, S. 17]

Cunninghams Original-Wiki kam diesem Prinzip entsprechend noch ohne Nutzer- und Rechteverwaltung aus. Moderne Wikis sind mittlerweile mit Mechanismen zur Authentifizierung und Autorisierung von Nutzern ausgestattet. In vielen Wiki-Communities gehört es zum guten Ton, sich namentlich zu erkennen geben. Aber auch die Sperrung bestimmter für ausgewählte Nutzergruppen vorgesehene Bereiche kann mit diesen Funktionalitäten erreicht werden.

3.4 Technische Funktionsweise

Der Begriff "Wiki" bezeichnet technisch betrachtet neben der Gesamtheit der Topics auch die Applikation, die die Topics verwaltet, darstellt und sämtliche Funktionalitäten bereitstellt [Klob06, S.3]. Wikis sind so Anwendungen [LeCu01, S. 15], die auf einem Web-Server installiert werden und über einen Browser genutzt werden [EbGH05, S. 15]. Für den Besucher und Benutzer eines Wikis sieht diese, wenn man von den Buttons oder Links, die zum editieren einladen absieht, aus wie eine "normale" Webseite. In diesem Kapitel wird die technische Funktionsweise eines Wikis beschrieben.

Die Wiki-Software verwaltet die einzelnen Wiki-Topics. Wird ein Topic in einem Webbrowser aufgerufen, schickt der Browser eine Anfrage an den Server, auf dem die Software installiert ist. Diese muss nun die angeforderten Daten für den Browser aufbereiten. Die Daten befinden sich je nach Wiki in einfachen Textdateien oder in einer Datenbank. Sie liegen in der Regel in der Wiki-Syntax vor und beinhalten keine oder wenige Layout-Anweisungen, da in Wikis Design und Inhalt getrennt werden. [EbGH05, S. 15]

Design- und Strukturelemente wie z.B. die Navigation, aber auch der Editier-Button, der sich auf den Topics befindet, werden in der Regel in Vorlagen, so genannten Templates, definiert [EbGH05, S. 15]. Die Benutzung von Templates hat verschiedene Vorteile: So muss sich der Autor eines Wiki-Topics keine Gedanken um Designelemente machen. Vor allem wird aber der Pflegeaufwand stark reduziert. Wenn man die Vorlage ändert, beispielsweise der Navigation einen Link hinzufügt, müssen nicht alle Seiten geändert werden. Es reicht aus, die Änderungen am Template vorzunehmen. [Stein06]

[...]

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^[1] [WoHa01, S. 7] führt dazu aus, dass die quantitativen Kriterien positiv mit den qualitativen Kriterien kleiner und mittelständischer Unternehmen korreliert seien.

^[2] Microsoft verfolgt einen interessanten Ansatz und definiert kleine Unternehmen als solche mit 2 bis 50 Mitarbeitern beziehungsweise einem bis 24 PC-Arbeitsplätzen. [Micr05]

^[3] Es ist davon auszugehen, dass sich diese Zahlen bis heute nicht grundlegend geändert haben.

^[4] Die Mitarbeiter sind also vergleichsweise lange im Unternehmen beschäftigt und verfügen durchschnittlich über mehr Erfahrungen als Mitarbeiter in Unternehmen mit einer hohen Fluktuation. Daher wandert beim Verlassen des Mitarbeiters mehr Wissen ab.

^[5] Die einfachste Datenbank, die möglicherweise funktionieren könnte.

^[6] Siehe Kapitel 3.5

^[7] Die Wiki-Syntax ist eine in Wikis zur Verfügung stehende einfache Methode zur Formatierung von Texten.

^[8] Beispiele hierzu zeigt Kapitel 3.3.1.

^[9] Diese Zahl schließt auch Seiten ein, die keine Artikel sind. Beispiele hierfür sind Spezialseiten mit u.a. administrativen Funktionen, Diskussionsseiten, Umleitungen und Seiten mit Bildbeschreibungen.

^[10] http://www.socialtext.com/

^[11] http://www.atlassian.com/software/confluence/

^[12] http://www.jot.com/

^[13] http://www.google.de

^[14] In der Wiki-Terminologie handelt es sich bei Klonen um eine Bezeichnung für Programme, die das das Prinzip des ersten von Ward Cunningham entwickelten Wikis angelehnt sind [EbGH05, S. 392].

^[15] Beim kooperativen Arbeiten sollte auf die Verwendung von HTML verzichtet werden, um den Quelltext übersichtlicher und (auch für andere) leichter bearbeitbar zu machen [EbGH05, S. 203].

^[16] Etwa: Was du siehst ist, was du bekommst.

^[17] Die Bezeichnung CamelCase wurde vermutlich gewählt, weil die Großbuchstaben am Anfang und in der Mitte zusammengeschriebener Wörter wie Kamelbuckel hervorstehen. [Lang05, S. 82, Möll05, S. 171].

^[18] Bei manch Wiki-Software wird dabei auch der Nutzer gespeichert, der die Änderungen vornahm beziehungsweise seine IP-Adresse, wenn er nicht angemeldet war [Möll05, S. 186].

^[19] Siehe Kapitel 3.5

^[20] [GlEb05] gibt an, dass die RecentChanges-Seite nicht geändert werden kann. Dies ist nicht für alle Wikis zutreffend. So kann sie in TWiki von jedem Nutzer modifiziert werden, der für die Seite Schreibrechte hat.

^[21] "Ein Wiki ist von Natur aus demokratisch - jeder Nutzer hat genau die gleichen Möglichkeiten wie alle anderen Nutzer. Es ermöglicht Zusammenarbeit im Web, ohne dass man sich um Nutzerkonten und Passwörter kümmern müsste."