Konzeption und Moderation eines Rahmenprogramms

Inhaltsangabe

I. Vorwort

II. Abstract

III. Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Aufgabe
1.2. Ziel
1.3. Vorgehensweise

2. Vorbereitungen
2.1. Aufbau von Informationsquellen
2.2. Analyse
2.2.1. Randbedingungen
2.2.2. Analyse der Zielgruppe
2.2.2.1. Charakterisierung
2.2.2.2. Unterteilung in Primär- und Sekundärzielgruppe
2.2.2.3. Erwartungshaltung der Zielgruppen
2.2.3. Analyse der Vorjahrespräsentation
2.2.4. Erfahrungen aus dem Vorjahr
2.2.5. Schlussfolgerungen aus der Analyse

3. Konzeption
3.1. Ideenfindungsphase
3.1.1. Ideen sammeln
3.1.2. Nutzwertanalyse der Ideen
3.1.3. Ideen zuordnen
3.1.4. Ergebnis der Ideenfindungsphase
3.2. Material- und Informationsauswertung
3.3. Visualisierung
3.4. Texte vorbereiten

4. Organisation
4.1. Planung des zeitlichen Ablaufes
4.2. Vorbereitung und Aufbau
4.2.1. Persönliche und psychische Vorbereitung
4.2.2. Räumlich-Technische Vorbereitung
4.2.3. Aufbau

5. Nachbereitung
5.1. Fragebogenauswertung
5.2. Videoanalyse
5.3. Kritische Nachbetrachtung

6. Zusammenfassung

7. Abbildungsverzeichnis

8. Literatur- und Quellenverzeichnis

9. Anhang

I. Vorwort

Die vorliegende Studienarbeit beschäftigt sich sowohl mit der Konzeption als auch mit der Moderation eines Rahmenprogramms zur Diplomübergabe des Kurses TEN02B bei "The Night of the Graduates 2005“.

Einerseits empfand ich diese Aufgabe als Herausforderung, eine großartige Veranstaltung zu entwickeln. Andererseits war es für mich eine Ehre, diesem Vorgängerkurs einen würdigen Abschluss bei der genannten Veranstaltung bieten zu können.

Bei der Konzeption konnte ich meiner Kreativität freien Lauf lassen und mich im Erstellen von Videos und Präsentationen weiterbilden. Durch die Moderation erhielt ich die Möglichkeit meine Präsentationsfähigkeiten und meine Rhetorik zu schulen und umzusetzen. Aus diesen und weiteren Gründen war diese Studienarbeit für mich sehr interessant und lehrreich.

An dieser Stelle möchte ich mich bei den Absolventen des betreffenden Kurses TEN02B für ihre Unterstützung bedanken. Da mir die Personen dieses Kurs vorher nur teilweise bekannt waren, bedurfte es einer ausgiebigen Recherche und Vorbereitung.

Diese Recherche wäre ohne die Unterstützung des Kurses nur sehr schwer möglich gewesen.

Des Weiteren möchte ich mich bei Frau Salzmann von der Berufsakademie Mannheim bedanken, die als Mitarbeiterin für Presse und Öffentlichkeitsarbeit immer eine gute Ansprechpartnerin für zeitliche, räumliche und technische Angelegenheiten bezüglich

„The Night of the Graduates" war.

Mein besonderer Dank gilt außerdem Herrn Prof. Dr. Ing. C. Seidel, der mich als Betreuer dieser Studienarbeit jederzeit mit konstruktiven Anregungen und Ideen unterstützt hat.

Dabei wurden meiner Kreativität und meinen Ideen jedoch keine Grenzen gesetzt und ich konnte das Rahmenprogramm nach eigenen Vorstellungen gestalten.

II. Abstract

This report deals with the conception and moderation of a supporting program. That program was supposed to accompany the handing out of the TEN02B`s diplomas at “The night of the Graduates 2005”.

The goals of this task were to create a funny, entertaining and appropriating program.

This task was led through in four steps. These four steps facilitated the creation of an successful event.

1. The solid preparation was the important basis for the next steps.
2. The polished conception made the realization of many creative ideas possible.
3. The organisation contains both the personally and the spatial-technical preparation.
4. The aftercare gives the possibility to find some potential improvements for the next “The

Night of the Graduates”.

The result of the aftercare shows, that this goal-directed 4-step-procedure led to a very successful event and that the goals were absolutely fulfilled.

III. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

" The Night of the Graduates " ist eine jährliche festliche Veranstaltung der Berufsakademie Mannheim (BA), bei der alle Absolventen in angemessenem Rahmen ihr Diplom erhalten. Zunächst findet dabei ein gemeinsamer offizieller Teil im Mannheimer Rosengarten statt, bei dem unter anderem besondere Leistungen gewürdigt werden. Anschließend versammeln sich die Studierenden kursweise in verschiedenen Konferenzräumen und erhalten dort ihre Diplome.

Hintergrund dieser Studienarbeit ist nun folgender: Da der Ablauf der Diplomübergaben unter der Verantwortung der Fachleitungen stehen ist seitens der Veranstalter kein Programm dafür vorgesehen. Um jedoch auch der Übergabe der Diplome, - also dem Höhepunkt des Abends für die Absolventen -, einen angemessenen und individuellen Rahmen zu geben, ist es angebracht ein Rahmenprogramm zu gestalten. Aus diesem Grund ergab sich somit ein Thema für eine Studienarbeit, das nun zum zweiten Mal bearbeitet wird. Zum ersten Mal wurde es in diesem Jahr an einen kursexternen Studenten vergeben.

Der Inhalt dieser Arbeit soll besonders den Kommilitonen nachfolgender Jahrgänge eine Orientierungshilfe geben, deren Aufgabe es ist, ein Rahmenprogramm für eine Diplomübergabe oder eine ähnliche Veranstaltung zu konzipieren, zu organisieren und zu präsentieren.

Des Weiteren kann die Vorgehensweise dieser Studienarbeit auch für externe Personen zur Konzeption, Organisation und Präsentation eine sehr gute Orientierungshilfe darstellen.

Daher steht die Vorgehensweise in dieser Arbeit im Vordergrund. Die Ergebnisse werden also nicht im kleinsten Detail dargestellt.

1.1. Aufgabe

Ausgehend vom genannten Hintergrund dieser Studienarbeit soll ein Rahmenprogramm zur Diplomübergabe des Kurses TEN02B (siehe „II. Abkürzungsverzeichnis“) bei „The Night of the Graduates 2005“ erstellt und moderiert werden.

Dabei ist völlige gestalterische Freiheit in Konzeption, Planung, Ablauf und Moderation gegeben.

1.2. Ziel

Da die Diplomübergabe ein feierlicher Anlass ist, soll auch das Rahmenprogramm diesem Anlass angemessen sein. Aus dem gleichen Grund soll dieses lustig und unterhaltsam gestaltet werden, so dass die Absolventen einen Abschied bekommen, der den Anlass einer Feier reflektiert.

Bei der Umsetzung ist die Zeitvorgabe von einer Stunde einzuhalten.

1.3. Vorgehensweise

Das Konzipieren und Planen einer solchen Veranstaltung erfordert ein strukturiertes Vorgehen, welches zu Beginn eines solchen Projektes überlegt und dokumentiert werden sollte.

Die Vorgehensweise dieser Arbeit habe ich ausgehend von den Grundgedanken zur „sinnvollen Vorbereitung einer Präsentation“ 1) entwickelt:

- Thema
- Ziel
- Zielgruppe
- Inhalt
- Ablauf
- Organisation

Diese Grundgedanken wurden nun aufgegriffen und dem anstehenden Projekt angeglichen, so dass sich folgende Basisstruktur ergab:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1) vgl. Josef W. Seifert: Visualisieren, Präsentieren, Moderieren; Kapitel 2.2. Vorbereitung einer Präsentation

Die genannten Grundgedanken sind wie folgt in der Basisstruktur enthalten:

- Die Themenstellung und Zielsetzung initiierten das Projekt und sind daher nicht in der Struktur der Vorgehensweise enthalten. Das Ziel war jedoch während des gesamten Projektes im Auge zu behalten. Das weitere Vorgehen musste sich der Zielsetzung unterordnen. Es fanden dabei nur noch Informationen und Materialien Verwendung, die der Zielerreichung dienten.
- Die Analyse der Zielgruppe war ein Bestandteil der Vorbereitungen für das Projekt.
- In der Konzeption wurde der Inhalt bearbeitet. Dabei wurden die Inhalte der Präsentation mit ausgewählten Ideen festgelegt und passend visualisiert.
- Die Planung von Ablauf und Organisation ist unter der gleichnamigen Projektphase enthalten.
- Zusätzlich zur Projektplanung und -Durchführung beinhaltet diese Studienarbeit auch eine Nachbereitung, in der analysiert wurde, inwiefern das Ziel erreicht wurde. Dabei habe ich zudem einen Ausblick mit Tipps und Anregungen zu kommenden Veranstaltungen dieser Art gegeben.

Die Nachbereitung ist durch den rückführenden Pfeil zu den Vorbereitungen dargestellt.

Aus dieser Basisstruktur wurde nun sukzessive ein detaillierter Projektplan entwickelt (siehe Anhang 1). Dieser Projektplan wurde mittels Microsoft Projekt dokumentiert und im Verlauf des Projektes an verschiedene Gegebenheiten angepasst, die im Vorfeld noch nicht absehbar waren.

Er diente als stetiger Anhaltspunkt für den Inhalt, die Reihenfolge und die Termineinhaltung der anstehenden Aufgaben.

Die folgenden Kapitel entsprechen den Phasen der Basisstruktur und zeigen was dabei im Detail gemacht wurde.

2. Vorbereitungen

Nach der Entwicklung einer strukturierten Vorgehensweise war eine solide Vorbereitung unumgänglich für ein erfolgreiches Projekt. Denn zu Beginn eines Projektes ist es wichtig, wesentliche Erkenntnisse zu gewinnen und erste Kontakte zu knüpfen, um somit einen grundlegenden Informations- und Kommunikationsrahmen für das weitere Vorgehen zu schaffen.

Die Vorbereitungen erfolgten in zwei wesentlichen Schritten, zum einen dem Aufbau von Informationsquellen und zum anderen der Analyse.

2.1. Aufbau von Informationsquellen

Sowohl der Ablauf und der Rahmen von „The Night of the Graduates“ als auch der Kurs TEN02B war mir vor dieser Studienarbeit recht unbekannt. Daher war es umso wichtiger gleich zu Beginn Kontakte aufzubauen um möglichst früh an Informationen und Materialien zu gelangen.

Informationen über Ablauf und Rahmen der Veranstaltung erhielt ich über

Frau Salzmann als Mitarbeiterin für Presse und Öffentlichkeitsarbeit der BA Mannheim. Von Beginn an erhielt ich von ihr alle nötigen Informationen und Unterstützung.

Zur Informations- und Materialbeschaffung über den Kurs TEN02B waren die Studierenden dieses Kurses die richtigen Ansprechpartner. Daher wurde gleich zu Beginn Kontakt per E-Mail und Telefon aufgenommen, um somit erste Unterstützung in Form von Informationen sowie Bild- und Videomaterialien zu erhalten.

Des Weiteren wurde zur Erfahrungssammlung aus der Vorjahresveranstaltung Kontakt mit dem ehemaligen Kommilitonen aufgenommen, der das Rahmenprogramm des TEN01B gestaltet hatte.

So entstand frühzeitig ein wichtiges Netzwerk, das mindestens bis zum Ende des Projektes zu pflegen und aufrechtzuerhalten war. Denn einerseits ermöglichte dieses Netzwerk gleich in der ersten Projektphase das Anfordern und Beschaffen von Informationen und Materialien, so dass diese im weiteren Verlauf bei entsprechendem Bedarf meist vorhanden waren. Andererseits konnten jederzeit weitere notwendige Informationen und Materialien unkompliziert und schnell eingeholt werden.

2.2. Analyse

Nachdem ein Netzwerk aufgebaut wurde, konnten nun mit Hilfe dieser Kontakte grundlegende Fragen beantwortet werden. Dabei wurden Randbedingungen geklärt, die Zielgruppe erfasst, Erfahrungen aus der Diplomübergabe des Vorjahres zusammengefasst sowie die Vorjahrespräsentation analysiert.

Die Ergebnisse aus der Analyse erzeugten somit einen informellen Rahmen, zu dem die Resultate der weiteren Schritte kompatibel sein mussten.

2.2.1. Randbedingungen

Die Erfassung der Randbedingungen erfolgte durch die Beantwortung der 7 W-Fragen1):

- Warum soll die Veranstaltung stattfinden?
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, soll ein Rahmenprogramm im Auftrag der Fachleitung erstellt werden, um den Absolventen einen angemessenen und individuellen Abschied darzubieten.
- Wer nimmt an der Veranstaltung teil?
An der Veranstaltung nehmen die Absolventen des TEN02B teil. Außerdem ist mit Verwandten, Bekannten, Dozenten und Firmenvertretern zu rechnen.
- Wie viel darf es kosten (Budget)?
Für dieses Projekt steht kein Budget zur Verfügung.
- Wann soll die Veranstaltung stattfinden?

Die Veranstaltung fand am 11.11.2005 statt. Beginn von „The Night of the Graduates 2005” war um 19:00Uhr. Beginn der Diplomübergabe war um 21:00 Uhr.

1) vgl. Melanie Dressler: Events und Veranstaltungen professionell managen; 19: „Wer, wie, was – oder: Wer nicht

fragt…“ èDie 10 W’s aus diesem Buch sind in dieser Arbeit mit 7 W’s auf das Notwendige reduziert worden.

- Wie lange soll die Veranstaltung dauern?

Es steht eine Stunde für die Diplomübergabe zur Verfügung. Im Anschluss sind

15 Minuten zum Abbau vorgesehen.

- Wo soll die Veranstaltung stattfinden?

„The Night of the Graduates 2005” fand im Rosengarten Mannheim statt. Die Diplomübergabe des TEN02B war im Richard-Wagner-Saal des Dorint-Hotels Mannheim. Das Hotel ist durch einen Glasgang mit dem Rosengarten verbunden und stellte für die einzelnen Diplomübergaben einige Konferenzräume zur Verfügung.

- Wie wird der Veranstaltungserfolg gemessen?

Der Erfolg der Veranstaltung soll anhand der Zielsetzung gemessen werden. Dies soll in einer Nachbereitung durch einen Fragebogen und dessen Auswertung erfolgen.

2.2.2. Analyse der Zielgruppe

Die Vorbereitung auf die Zielgruppe ermöglichte es, das Konzept gezielt auf deren Ansprüche auszurichten.

Der Begriff Zielgruppe meint die Gruppe der anwesenden Personen, die einzubeziehen waren, um das Veranstaltungsziel zu erreichen. Die Erfüllung der Erwartungen dieser Gruppe stellte die Messlatte zur Zielerreichung.

Daher wurde der voraussichtliche Personenkreis nach verschiedenen Charakteristika untersucht und in eine primäre und eine sekundäre Zielgruppe unterteilt. Die primäre Zielgruppe war derjenige Personenkreis, dessen Erwartungen besonders zu beachten war. Die Erwartungshaltung der sekundären Zielgruppe stand hinter der der primären Zielgruppe, sie war jedoch in jedem Fall ernst zu nehmen und nicht außer Acht zu lassen!!!

Im Folgenden werden nach der Charakterisierung und der Unterteilung in Primär- und Sekundärzielgruppe die Erwartungshaltung der Zielgruppen analysiert und deren Gemeinsamkeiten erfasst.

2.2.2.1. Charakterisierung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.2.2.2. Unterteilung in Primär- und Sekundärzielgruppe

Da das Rahmenprogramm in erster Priorität den Absolventen eine angemessene und würdige Diplomübergabe schaffen sollte, waren diese auch die Primärzielgruppe. Die restlichen drei Gruppen (Verwandte, Bekannte, Dozenten und Firmenvertreter) wurden der sekundären Zielgruppe zugeordnet.

2.2.2.3. Erwartungshaltung der Zielgruppen

Die Erfassung der Erwartungshaltung der Zielgruppen diente dazu, sich vorab in die Lage und die Erwartungen der Teilnehmer hineinzuversetzen. Dabei sollte herausgefunden werden, welche Elemente für das spätere Konzept wichtig waren und was vermieden werden sollte.

Primäre Zielgruppe:

- lustige und prägende Elemente aus dem Studienalltag
- Bilder aus dem Studienalltag
- lustiges aber angemessenes Rahmenprogramm, d.h. es soll nicht zu viel aus dem Nähkästchen geplaudert werden und keine obszönen Beiträge enthalten sein
- auch eine individuelle Darstellung der Absolventen
Sekundäre Zielgruppe:
- auf unterhaltsame Art und Weise zu erfahren, welche besonderen Erlebnisse im Studienalltag der Studenten geschehen sind
- angemessenes Rahmenprogramm, d.h. keine obszönen Beiträge
- nicht zu viele Insider-Elemente, d.h. die sekundäre Zielgruppe will auch verstehen, was mit welchen Beiträgen gemeint ist

Die Gemeinsamkeit der Erwartungen lag darin, auf lustige/unterhaltsame Weise besondere Erlebnisse des Studienalltags angemessen dargestellt zu bekommen.

2.2.3. Analyse der Vorjahrespräsentation

Die Vorjahrespräsentation wurde durch eine Bildergeschichte präsentiert, die als Thema „Asterix und Obelix“ hatte. Dabei wurde auf der Basis dieses Leitmotivs die Geschichte mit einigen besonderen Erlebnissen aus dem Studienalltag erzählt.

Zusätzlich wurden die Absolventen mit Bildern individuell dargestellt und zur ihrer Diplomübergabe aufgerufen. Diese individuelle Darstellung wurde teilweise mit einer unterschiedlichen Anzahl von Bildern (je Absolvent) gezeigt.

Als Medium wurde eine Bildschirm-Präsentation verwendet, die mit der Software

Microsoft PowerPoint erstellt wurde und über einen Beamer veranschaulicht wurde.

Außerdem konnte man die Präsentation in folgendes Grundgerüst gliedern:

1. Einleitung
2. Erlebnisse aus dem Studium
3. individueller Aufruf der Absolventen und Übergabe der Diplome
4. Schlusssequenz (Ende der Bildergeschichte)
5. Schluss (Schlussworte und Abspann der Präsentation)

Das Grundgerüst gab die Elemente der Präsentation und stellte die Basis für die einzelnen detaillierten Ideen und Inhalte dar.

2.2.4. Erfahrungen aus dem Vorjahr

Die Resonanz für das Vorjahreskonzept war größtenteils positiv. Das Grundgerüst hatte sich bewährt, da es einen runden Ablauf ergab und die Zeitvorgabe auch eingehalten werden konnte.

Lediglich die farbliche Kombination zwischen Präsentation und Wandfarbe gab Anlass für Kritiken.

Des Weiteren waren (aus der Sicht meines Vorgängers) nicht ausreichend Bildermaterial und Kenntnisse über die räumliche und elektrische Anlage vorhanden.

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