Selbstentastung durch Rationalisierung

Inhaltsverzeichnis

1. Definition des Faktors Zeit im Zusammenhang mit Arbeitsorganisation

2. Aufschieberitis
2.1. Bekannte Gewohnheiten des Aufschiebens
2.2. Arbeitstechnik für rationelles Zeitmanagement
2.3. Vorteilsgewinn durch rationelle Arbeitstechnik

3. Störzeit und Rationalisierung der der Störeinflüsse
3.1. Auswirkung von Störeinflüssen
3.2. Analyse der Störeinflüsse mittels Tagesstörkurve
3.3. Nutzen aus der Reservierung einer störarmen Zeit

4. Bearbeitung von Unterlagen
4.1. Regeln
4.2. Kennzeichnung der Unterlagen für die Bearbeitung
4.3. Sortieren von Unterlagen
4.4. Bearbeitungsgrundsätze

5. Informationskonsum und effizientes Lesen
5.1. Grundsätzliche Überlegung für die Anwendung einer effizienten
Technik
5.2. Lesetechniken
5.3. Die SQ3R Methode

6. Mind Mapping
6.1. Die moderne Erkenntnis für eine kreative Planarbeit
6.2. Anwendungsvorschläge für Mind Mapping
6.3. Funktionsweise von Mind Mapping

7. Merktechniken
7.1. Funktionsweise des Gehirns
7.2. Arbeitstechniken
7.2.1. Technik der assoziativen Verbindung
7.2.2. Zusammenhänge bewusst herstellen
7.2.3. Bildhafte Assoziation
7.2.4. Wiederholen und Verankern

8. Ordnungsmittel zur Speicherung von Informationen
8.1. Analoge Datenerfassung
8.1.1. Stehende Registratur
8.1.2. Hängende Registratur
8.2. Digitale Datenerfassung
8.2.1. Elektronischer Ordner21
8.2.2. Elektronisches Archiv

9. Schreibtischmanagement
9.1. Schreibtischoberfläche
9.2. Mit Merkregel IDEAL zum Leertischler

10. Arbeitsplatz und Ablagesystem
10.1. Differenzierung des Arbeitsbereiches
nach Ablage der Informationen
10.1.1. Der dynamische Arbeitsbereich
10.1.2. Der statische Arbeitsbereich
10.2. Erstellung eines Ablageplans
10.3. Regeln zur Ablage von Informationen
10.4. Anwendung des Ablagesystems bei der Papierablage
10.5. Anwendung des Ablagesystems bei der digitalen Ablage
10.5.1. Aktenplan am PC

11. Ergonomie am Arbeitsplatz
11.1. Das Prinzip der Ergonomie
11.2. Nachteilige Auswirkungen bei der Vernachlässigung
11.3. Grundsätzliche Anforderung an Arbeitsplatzeinrichtung
11.4. Richtige Sitzhaltung
11.5. Ergonomie Bürostuhl
11.6. Ergonomie Schreibtisch
11.7. Bildschirm
11.8. Beleuchtung
11.9. Arbeitsumgebung allgemein

12. Zusammenfassung

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Definition des Faktors Zeit im Zusammenhang mit Arbeitsorganisation

Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen.

Unsere wichtigste Lebensaufgabe besteht darin, so viel wie möglich aus dieser Zeit zu machen, denn:

- Zeit ist ein absolut knappes Gut
- Zeit ist nicht käuflich
- Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden
- Zeit kann nicht vermehrt werden
- Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich
- ZEIT IST LEBEN

Ziel dieser Studienarbeit ist die Betrachtung von Arbeitstechniken, mit welchen die persönliche Leistung im Ausbildungs- und Arbeitsprozess effizienter erreicht oder gesteigert werden kann.

Sie sollen als Hilfsmittel für Rationalisierungsmaßnahmen zur Reduzierung des Zeitaufwandes beim Studium und am Arbeitsplatz dienen. Gleichzeitig sollen Möglichkeiten zur Steigerung der persönlichen Leistungsfähigkeit innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit gefunden werden.

2.Aufschieberitis

2.1. Bekannte Gewohnheiten des Aufschiebens

Viele von uns neigen dazu, Aufgaben und Pflichten aufzuschieben.

Diese werden schließlich in den letzten 10 % der verfügbaren Zeit gemacht, obwohl sie ebenso gut in den ersten 10 % hätten erledigt werden können.

Viele haben Mühe, mit der Arbeit wirklich zu beginnen. Sie sind ständig am „Anfangen“, aber es vergeht viel Zeit, bis sie endlich konzentriert arbeiten.

Man kann seine Freizeit dann auch meistens nicht richtig genießen, weil man ständig ein schlechtes Gewissen hat. Der Gedanke, was eigentlich alles noch zu tun wäre, verhindert eine echte Entspannung.

2.2. Arbeitstechnik für rationelles Zeitmanagement

Erstellung eines ausgewogenen Tagesrhythmus. Dabei soll sichergestellt werden, dass allen Verpflichtungen nachgekommen werden kann.

Lern- und Arbeitsziele sollen erreicht werden, ohne deshalb die Bedürfnisse nach Freizeit, Sport, Entspannung und Geselligkeit zu vernachlässigen.

Grundsätzliche Regeln für zeitbezogenes Arbeiten:

- Festlegung, wie viele Stunden für Ausbildung, Arbeit, Lerntätigkeit einzuplanen sind und welche Zeiten für Freizeitaktivitäten zu reservieren sind.

Beispiel:

Tätigkeit pro Woche pro Tag

Studium fixe Stunden 20 4

Arbeit fixe Stunden 18 3

Für Studienarbeit einzuplanen …. ….

Für Freizeit reservieren …. ….

- Einplanung von Reservezeiten für längerfristige Arbeiten (z.B. Projekte) oder unvorhergesehene Arbeiten.
- Setzen von Prioritäten: das Wichtigste zuerst.
- Selbstdisziplin: Sich pünktlich zur vorgegebenen Zeit an den Schreibtisch setzen und dann auch gleich zu beginnen.
- Spätestens am Vorabend oder störfrei nach Dienstende festlegen, welche Arbeiten am nächsten Tag begonnen oder erledigt werden sollen und diese zeitlich einplanen.
- Den Einstieg in anspruchsvolle Aufgaben mit großem Umfang erleichtert die Anwendung des Prinzips des Mind Mappings, wobei mit bereits vorhandenen Kenntnissen und Ideen eine verfolgbare Übersicht geschaffen werden kann.
- Vorbereitung auf schriftliche Aufgaben oder Lernabschnitte mit hohem Zeitbedarf: Ordnen der verschiedenen Arbeitsperioden in zeitlich bemessene Teilgebiete oder Teilschritte. Es ist selbstmotivierender, wenn nach der Arbeitsperiode das geplante Teilgebiet als erledigt abhaken werden kann, statt möglicherweise nur um ein unbedeutendes Stück im Gesamtbericht weitergekommen zu sein.

2.3. Vorteilsgewinn durch rationelle Arbeitstechnik

- Mehr Aufnahmefähigkeit für neue Aufgaben und mehr Gedankenfreiheit bei der Tagesarbeit.
- Ausbildungsziele werden leichter erreicht.
- Leistungsfähigkeit wird in der beruflichen Tätigkeit bei qualitativ anspruchsvoller Arbeit erhöht.

3. Störzeit und Rationalisierung der Störeinflüsse

3.1 . Auswirkung von Störeinflüssen

Wichtige A-Aufgaben erfordern möglichst störungsfreies Arbeiten.

Bei jeder Wiederaufnahme des Lernens / der Arbeit wird Zeit benötigt, um sich wieder in das Thema hineinzudenken. Diese wiederkehrenden Rüstzeiten sind verlorene Zeiten, wo nicht mit voller Konzentration gelernt oder gearbeitet werden kann, weil jedes mal erst wieder der Faden zu finden ist.

Dies nennt man Sägezahneffekt, weil bei einer Auftragung der Konzentration gegen die Zeit ein Bild ähnlich einem Sägeblatt entsteht.

3.2. Analyse der Störeinflüsse mittels Tagesstörkurve

Bei dieser Analyse wird mindestens 1 Woche hindurch die Häufigkeit der Störungen aufgezeichnet.

Beispiel Ausschnitt eines Störprotokolls

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Anschließend wird ein Diagramm erstellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Damit auch die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit gemacht werden, gilt es die Tagesstörkurve zu beachten.

Es ist sinnvoll, sich im Lernbereich eine störarme oder überhaupt störfreie Zeit einzurichten und im Beruf bei der Ausübung qualitativ hochwertiger Aufgaben zu organisieren.

Die wichtigsten Aufgaben sind während dieser störarmen Zeit zu erledigen.

Dafür ist täglich ein den Aufgaben der Ausbildung und beruflichen Tätigkeit angemessener Zeitraum einzusetzen. Die Fachliteratur empfiehlt dazu mindestens eine „stille Stunde“.

Dieser fixe Zeitraum, allenfalls die stille Stunde, ist wie ein wichtiger Termin einzuplanen.

3.3. Nutzen aus der Reservierung einer störarmen Zeit

- Erledigung der qualitativ anspruchsvollen Tätigkeiten in kürzerer Zeit.
- Höhere Effizienz der Leistungsfähigkeit in Beruf und Ausbildung.

4. Bearbeitung von Unterlagen

4.1. Regeln

- Jedes Schriftstück nur einmal in die Hand nehmen
- Immer auf eine Sache konzentrieren
- Schriftstück nie mehr zurück in den Eingangskorb legen
- Jedes Schriftstück unter 3 Minuten Bearbeitungsdauer sofort erledigen

4.2. Kennzeichnung von Unterlagen für die Bearbeitung

Arbeiten mit Symbolen auf den Schriftstücken:

- B für Besprechungen
- E für Erledigung
- Ab für Ablage

…etc…

Auch die Prioritäten:

A - für sehr wichtig und sehr dringend
B - wichtig, aber nicht dringend
C - nicht wichtig, aber dringend

Markieren mit Leuchtstift:

Bei längeren Schreiben wichtigste Absätze markieren mit Nummern am Rand, wichtige Worte durch Leuchtmarker hervorheben.

4.3. Sortieren von Unterlagen

Sortieren Sie in A- B- C- Mappen auf den Tisch, ohne die Vorgänge gleich aus der Ablage zu nehmen.

4.4. Bearbeitungsgrundsätze

Um die Eingangspost schnell zur Kenntnis nehmen zu können ist es wichtig, sie zu sichten und die weitere Bearbeitung festzulegen.

Schriftstücke mit B-Priorität werden gleich mit einem Bearbeitungstermin und einer Zeitbedarfsschätzung versehen. Dann wird das Schriftstück mit einem dazugehörigen Bearbeitungsvorgang und dem Arbeitsbeginn in den Terminordner/Terminator gegeben. Der Bearbeitungstermin ist in einen Terminplan zu übertragen.

- Siehe Jahresplan/Monatsplan/Wochenplan/detaillierter Tagesplan.

Alles, was sichtbar auf Bearbeitung drängt, verursacht nämlich schon Stress, bevor überhaupt mit der Bearbeitung angefangen wird.

Im Berufsleben ist zu überlegen, welche Aufgaben aus Schriftstücken z.B. C-Priorität andere Bereiche betreffen und delegiert werden können.

- Delegierbar: Routinearbeiten, Spezialistentätigkeiten, vorbereitende Arbeiten…
- Nicht deligierbar: echte Führungsaufgaben, Aufgaben von großer Tragweite, streng vertrauliche Angelegenheiten.

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