Papierloses Büro - Einführung einer Vertragsdatenbank

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einführung

2 Begrifflichkeiten
2.1 Wissen als Produkt aus Informationen
2.2 Dokument als Informationsträger

3 Papierloses Büro
3.1 Anspruch und Wirklichkeit
3.2 Dokumenten-Management
3.3 Technik eines Dokumenten-Management-Systems

4 Digitales Vertragswesen
4.1 Vertragsdatenbank – eine besondere Datenbank
4.2 Digitale Signatur

5 Einführung einer Vertragsdatenbank bei XXX
5.1 Ausgangslage
5.2 Zielsetzungen
5.2.1 Zielbeschreibung
5.2.2 Wirtschaftliche Beurteilung
5.3 Anforderungen
5.4 Lösungsalternativen
5.4.1 Lotus Notes
5.4.2 PHP
5.4.3 Kaufsoftware: contractManager
5.5 Empfehlung

6 Zusammenfassung und Ausblick

Anhang

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb.1: Dokumenten-Management als komponentenübergreifendes System 7

Abb.2: Die Module des Dokumenten-Management-Systems 8

Abb.3: Hardware-Architektur eines Dokumenten-Management-Systems 9

Abb.4: Mögliche Anwendungsfelder elektronischer Signaturen 12

1 Einführung

Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt.

Wernher von Braun^[1]

Eine der Utopien des Computerzeitalters ist der Traum vom papierlosen Büro. Viele Inhalte werden eher auf Papier gelesen als am Bildschirm. Und dennoch ist die Digitalisierung von Dokumenten eine wichtige Aufgabe.^[2] Die zunehmende Informationsflut und die enorm gestiegenen Ansprüche an den Grad der Informiertheit machen ein erheblich verbessertes Dokumenten- und Informations-Management zu einem erstrangigen Anliegen.

Es stellt sich die Frage, wie Informationen und Wissen in Dokumenten gespeichert werden können, um sie möglichst effizient und rentabel zu nutzen.

Ziel dieser Arbeit ist es, einen grundlegenden Überblick der Vision des papierlosen Büros am Beispiel einer Vertragsdatenbank zu geben.

Dafür ist in Kapitel 2 eine grundlegende Unterteilung der Begrifflichkeiten Information, Wissen und Dokument erforderlich.

Wie unterscheidet sich Wissen von Informationen und wie wird es gespeichert?

Die digitale Speicherung erfolgt in einem papierlosen Büro, dessen Anspruch und Wirklichkeit anhand einiger Studien in Kapitel 3.1 untersucht wird.

Hierzu wird der Begriff Dokumenten-Management eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt, um in Kapitel 4 das digitale Vertragswesen zu betrachten. Der Schwerpunkt wird in diesem Teil auf die Besonderheiten einer Vertragsdatenbank und die digitale Signatur gelegt.

Als praktisches Anwendungsgebiet wird das Einführungsprojekt einer Vertragsdatenbank bei XXX dargestellt, das sich in Ausgangslage, Zielsetzungen, Anforderungen und Lösungsalternativen gliedern lässt. Die Zielsetzungen werden in die Zielbeschreibung und die Betrachtung unter wirtschaftlichen Aspekten, aufgeteilt.

Zuletzt werden die Alternativen diskutiert, eine Empfehlung ausgesprochen und ein Ausblick gegeben.

2 Begrifflichkeiten

2.1 Wissen als Produkt aus Informationen

Wie man Informationen sammelt, verwaltet und verwendet, wird darüber entscheiden, ob man zu den Gewinnern oder Verlierern gehört.

Bill Gates

Der Begriff Information bezeichnet eine Auskunft, eine Mitteilung oder die Weitergabe von Wissenswertem. Informationen werden heutzutage als strategisches Mittel im Wettbewerb eingesetzt und können einem Unternehmen einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.^[3]

Informationen treten in den unterschiedlichsten Formen auf, aus ihnen wird Wissen gewonnen. Doch wie werden Informationen gespeichert, um daraus neues Wissen zu erhalten? Zuerst werden Daten nach ihrer Relevanz selektiert und zu Informationen verdichtet. Durch die Darstellung komplexer Informationsabhängigkeiten entstehen daraufhin Wissensstrukturen.

Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.

John Naisbitt^[4]

Wissen wird immer stärker als Rohstoff oder sogar als zu bearbeitendes Produkt angesehen. Neben Arbeit, Boden und Kapital wächst Wissen als vierter Produktionsfaktor zu einem mächtigen Wettbewerbsfaktor und damit zu einem zentralen Wirtschaftsthema heran.^[5]

Die zunehmende Globalisierung, das World Wide Web und das multimediale Zeitalter führen zu einer schnell wachsenden Informationsflut, die es zu bewältigen gilt. Die Unternehmenslandschaft der Zukunft wird dadurch mehr und mehr von hochkomplexen Informationsvernetzungen und – abhängigkeiten geprägt. Dabei wird das über 400 Jahre alte Zitat: „Wissen ist Macht“^[6] im 21. Jahrhundert immer maßgebender.

2.2 Dokument als Informationsträger

Zu dem Begriff Dokument liegen viele, oft sehr unterschiedliche Interpretationen vor.

Eine Beschreibung, in der Fachliteratur recht häufig zu finden, ist, dass ein Dokument eine Mitteilung von Person zu Person speichert.^[7] Für die vorliegende Arbeit soll die folgende, genauere Beschreibung gelten:

„Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als Papier oder als Datei in einem Computer).“^[8] Es speichert Informationen und fasst sie zu einer Einheit zusammen, aus der neues Wissen generiert wird.

Dazu gehören nicht nur E-Mails oder gescannte Bilder, sondern auch z.B. Videos und Audiodateien. Der Begriff Dokument steht hier für jegliche diskrete mediale Einheit mit Informationsgehalt.^[9]

Die Art, die Häufigkeit, das Format und die Struktur eines Dokuments tragen wesentlich zur Effizienz des Dokumenten-Managements bei.^[10]

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Dokumenten unterscheiden.

Die Non Coded Information - Dokumente (NCI) enthalten keine Informationen, die vom Computer direkt verarbeitet werden. Die Optical Character Recognition^[11] (OCR) wertet Buchstaben in Grafiken aus und wandelt sie in Zeichen um, die dann vom Computer interpretiert werden.^[12] Dabei spricht man von einer Konvertierung von NCI zu Coded Information (CI).

Die Coded Information - Dokumente enthalten Informationen, die für den Computer lesbar, recherchierbar und einfach verarbeitbar sind. So ist es bei CI – Dokumenten möglich, eine Volltextrecherche nach einem Stichwort durchzuführen, und sich dann die entsprechende Trefferliste anzeigen zu lassen. Dies wirkt zielgerichteter und effektiver als bei NCI – Dokumenten, die man nur nach vorher fest definierten Attributen^[13] durchsuchen kann, ist aber aufwendiger und kostspieliger.

Dokumente lassen sich in zwei Formen für den späteren Gebrauch archivieren. In Form von Papier, wie es allgemein verbreitet ist, oder digital, also papierlos.

3 Papierloses Büro

3.1 Anspruch und Wirklichkeit

Suchen und Sortieren nach Schriftstücken stellt ein typisches Szenario dar, das sich täglich in vielen Unternehmen wiederholt und so die Schwächen eines Ablagesystems erkennen lässt.

Eigentlich sollte die Papierflut auf den Schreibtischen und die Ordnerwände in den Schränken der Büros nach und nach eingedämmt werden. Stattdessen besagt eine Studie der Boston Consulting Group, die im Jahr 2000 durchgeführt wurde, eine Verdoppelung des Papieraufkommens in Büros zwischen 1996 und 2003 voraus.^[14] Die Diskussion über das Thema Papierloses Büro ist nicht erst seit dem Internet Hype entflammt. Bereits 1983 veröffentlichte die Zeitschrift Computerwoche einen Artikel, in der Fachleute der Meinung waren: „das papierlose Büro der Zukunft ist sicherlich in den nächsten 30 Jahren nicht zu erwarten.“^[15]

Jetzt, 20 Jahre später, sind mehr als 50 Hersteller von Archivierungs- und Dokumenten-Management-Software auf dem Markt tätig und erschweren dem Anwender den Überblick und die Einordnung von Lösungsangeboten.^[16] (Eine aktuelle Anbieterübersicht^[17] wird im Anhang als Anlage 3 beigefügt.) Zahlreiche Fachzeitschriften und renommierte Autoren preisen die Möglichkeiten eines papierlosen Büros als nahezu grenzenlos an.

Die Papierlosigkeit birgt riesige Kostensenkungspotentiale^[18], erhebliche Effizienz- und Effektivitätsmöglichkeiten und eine beträchtliche Zeitersparnis. Dabei spart das papierlose Büro den Mitarbeitern nicht nur Zeit und den Unternehmen Geld, sondern es trägt auch wesentlich zum Umweltschutz bei. Ökonomisch gesehen ist es in Zeiten der digitalen Vernetzung mehr als zu vertreten, sogar gefordert, Informationen ortsunabhängig bereitstellen zu können.

Die wichtigsten Vorteile sind:

- Zeitersparnis

Durch computergestützte Ablage, Zugriff, Dokumentübermittlung, Suchvorgang und Vorgangsbearbeitung wird sehr viel Zeit eingespart, so wird die Durchlaufzeit eines Dokuments verkürzt, Transport- und Kopierzeiten entfallen. Ohne Dokumenten-Management wird wertvolle und, vor allem die in Deutschland, teure Arbeitszeit verschwendet (Das Einsparungspotential von Fachleuten wird auf 50 bis 90 % geschätzt).^[19]

- Platzersparnis

Der Platzbedarf, der durch ein elektronisches Dokumenten-Management-System eingespart wird, ist enorm: 400 Leitz-Ordner werden auf einer CD gespeichert und ersetzen so mehrere Kubikmeter Schrank.^[20]

- Höherwertige Arbeit

Das Dokumenten-Management nimmt dem Mitarbeiter viel mühsame, unqualifizierte Arbeit ab und bietet ihm durch schnelleren und bequemeren Dokumentenzugriff die Chance, die Arbeit durch job enrichment^[21] qualitativ aufzuwerten.

- Umweltschutz

Das Prinzip des papierlosen Büros trägt wesentlich zum Umweltschutz bei. Viele Informationen müssen nicht mehr ausgedruckt werden, sondern werden vom PC aus abgefragt. So können auf einer CD, abhängig vom Format, mindestens 150.000 DIN A4-Seiten gespeichert werden.^[22]

Somit wird das Holz von 80 mannshohen Weihnachtsbäumen durch eine einzige CD eingespart!^[23]

- Konsistenz und Datensicherheit

Durch einen kontrollierten Mehrbenutzerbetrieb können mehrere Personen zur gleichen Zeit auf ein Dokument zugreifen. Der konsistente Datenbestand wird durch eine Check-In/Check-Out^[24] Kontrolle garantiert und neue Informationen werden sofort allen berechtigten Personen zugänglich gemacht. Durch die Konsistenz und Integrität der Dokumente entsteht die absolute Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz.

Dennoch wird die Vision Papierloses Büro immer mehr zum Papierloseren Büro oder Papierarmen Büro heruntergestuft.

Wie kommt es dazu, dass die Papiermenge dennoch kaum eingedämmt wird?

Zum Einen ist die Akzeptanz der Mitarbeiter im Unternehmen ein wichtiger Aspekt. Sie müssen sich nicht nur mit den neuen elektronischen Hilfsmitteln vertraut machen, sondern auch die Digitalisierung annehmen und deren Vorteile für sich und das Unternehmen erkennen. Viele Mitarbeiter werden jedoch nicht ausreichend über die Möglichkeiten der neuen Technik informiert.

Zum Anderen ist die Vorstellung, dass man nach Hause tragen kann, was man schwarz auf weiss besitzt, noch zu stark in den Köpfen verankert. Rundschreiben, Einladungen oder Hausmitteilungen sind viel einfacher und schneller per Email verschickt als per Post, trotzdem wird alles was druckbar ist, ausgedruckt. Die Anstrengung des Lesens am Monitor immer noch zu hoch ist und es wohl keine komfortable Alternative zu einem Blatt Papier gibt. Wie sich auf dem Markt zeigt, vermögen es nicht einmal die eBook-Anbieter,^[25] dem Papier ein ernsthafter Konkurrent zu sein.^[26]

Nicht zuletzt tun sich auf dem Weg in die Papierlosigkeit einige Hürden auf:

- Ein einmaliger Umstellungsprozess der vorhandenen Dokumente ist aufwendig und bedarf gründlicher Planung.

- Eine zuverlässige Software, wie ein Dokumenten-Management-System, und hochwertige Hardware, wie z.B. eine Jukebox^[27] oder Speicherplatz, sind die Vorraussetzung. Diese Anschaffungen bringen u.U. hohe Investitionskosten, Schulungskosten und steigende Anforderungen an das Personal mit sich.

- Geschultes Personal ist notwendig, um ein Dokumenten-Management-System einzurichten, zu administrieren und damit zu arbeiten.

3.2 Dokumenten-Management

Bei der heutigen Vielzahl der Dokumente ist ein Dokumenten-Management für ein papierloses Büro unerlässlich.

Ziel des Dokumenten-Management ist es, Dokumente vollständig und in digitalisierter Form allen gewünschten Personen sofort zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus trägt es die Verantwortung für die korrekte Registrierung, Kennzeichnung, Ordnung, Verteilung, Ablage und Vernichtung der Dokumente. Das Dokumenten-Management nimmt dem Mensch das Denken nicht ab, stellt jedoch Informationen wesentlich schneller und umfassender bereit. Wie in Abbildung 1 dargestellt, wirkt es integrierend und komponentenübergreifend auf die vier wesentlichen Aspekte des Lebenszyklusses eines Dokumentes.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Dokumenten-Management als komponentenübergreifendes System^[28]

Ein solches System ist sehr mächtig, jedoch in der Realität aufgrund der Vielzahl von notwendigen Schnittstellen bisher kaum anzutreffen.

Das Dokument ist in diesem Zusammenhang nicht nur als Ressource anzusehen sondern als virtuelles Produkt bzw. als Dienstleistung eines Unternehmens. Die Aufgaben, um diese Produkte zu generieren in Form von Sammeln, Organisieren, Auswählen, Herstellen und Verteilen von Informationen spiegeln die Funktionen des Dokumenten-Managements wieder.^[29]

[...]

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^[1] deutscher Raketeningenieur (1921-1977), verantwortlich für Bau und Start des ersten Erdsatelliten.

^[2] Vgl.: McKinley, T. (1999), S. 1 ff.

^[3] Vgl. Frodl, A. (1998), S. 6 ff.

^[4] Zukunftsforscher, ehemaliger US-Minister und IBM- Manager, geb. 1930

^[5] Vgl. Fraunhofer Institut (Hrsg.), (1998), S. 2

^[6] Zitat von Francis Bacon (geb. 1561- gest. 1626), engl. Staatsmann u. Philosoph

^[7] Vgl. Wilkinson, R. u.a. (1998), S. 2

^[8] Vgl. HMC (Hrsg), (o.J.)

^[9] Vgl. Limper, W. (2001), S. 25

^[10] Vgl. Pfaff, T. (1995), S. 74

^[11] optische Zeichenerkennung, einen Überblick über OCR bietet Limper, W. (2001), S. 223 ff

^[12] Vgl. Wissen.de (Hrsg.), (o.J.)

^[13] auch Meta – Info – Felder genannt

^[14] Vgl. Wired Magazine (Hrsg.), (2000)

^[15] Vgl. Computerwoche (Hrsg.), (1983)

^[16] Vgl. Computerwoche (Hrsg.), (2003)

^[17] Zöller & Partner GmbH (2003)

^[18] Vgl. impulse (Hrsg.), (2001)

^[19] Vgl. Limper, W. (2001), S. 33

^[20] Vgl. ebenda, S. 28

^[21] Erhöhung der Mitarbeitermotivation durch Erhöhung oder Verbesserung der Arbeitsqualität.

^[22] Vgl. ebenda, S. 28

^[23] Bei Annahme, dass 150.000 DIN A4 Seiten (Flächengewicht von 80 g/qm) 750 kg wiegen und dass

für die Herstellung von 1 kg Zellstoff rund 2,2 kg Holz benötigt wird, ergibt das mindestens 1600 kg

Holz. Quelle: Greenpeace e.V.

^[24] Mit Hilfe eines Check-In/Check-Out Verfahren ist es möglich ein Dokument kontrolliert zu

verändern.

^[25] Elektronisches Buch. Nähere Informationen unter: Effelsberg, H. (2001)

^[26] Vgl. ebenda

^[27] ein automatischer Plattenwechsler, der bis zu 500 Ablagefächer für optische Speichermedien

enthält und auf die mit geringer Verzögerung direkt zugegriffen werden kann

^[28] Mit Änderungen entnommen aus: Gulbins, J. / Seyfried, M. / Strack-Zimmermann, H. (2002) S. 25

^[29] Vgl. Sonntag, R. (1999), S. 117 ff.